Het UN/EDIFACT BIM Framework (Business and Information Modelling Framework) is een gestructureerde aanpak voor de ontwikkeling en beschrijving van EDI berichten. Het Framework richt zich alleen op die aspecten van bedrijfsprocessen waarbij twee of meer partners interactie hebben binnen een specifiek domein.
Electronic Data Interchange (EDI), is een generieke term en betekent de elektronische of geautomatiseerde uitwisseling van gestructureerde gegevens tussen twee onafhankelijk van mekaar ontworpen informatiesystemen. EDI gaat niet enkel over het doorzenden van gegevens maar veronderstelt de automatische verwerking, integratie, van deze gegevens in het informatiesysteem van de ontvangende partij, zonder menselijke tussenkomst.
Het BIM Framework is ontwikkeld door de UN/EDIFACT Business Information Modelling group. Voor de ontwikkeling van berichtdefinities is gekozen voor een top-down benadering om te komen van bedrijfsprocessen tot formele gestructureerde activiteiten en gegevens.
Het Framework bestaat uit 3 fasen:
1. Business Analyse fase
2. EDI Requirements fase
3. Message Design fase
In de Business Analyse fase worden de eisen en wensen gesteld vanuit het bedrijfsproces in kaart gebracht en vastgelegd in conceptuele modellen. De modellen beschrijven een systeem- en organisatie- overschrijdend proces (inter-enterprise business process).
De interactie tussen verschillende partners in organisaties wordt weergegeven in een Activity Model en in een Data Model.
In het activiteitenmodel worden de stappen waaruit het proces bestaat, de informatie die per stap moet worden uitgewisseld en de verschillende actoren (rollen) weergegeven. Het activiteitenmodel bevat de bedrijfsfuncties en de informatiestromen. Initieel worden de bedrijfsfuncties op een hoog niveau vastgelegd en daarna verder uitgewerkt tot op het activiteitenniveau.
Het informatiemodel beschrijft de objecten (entiteiten), de attributen (eigenschappen) en de onderlinge relaties (associaties). De relaties tussen de verschillende objecten kunnen in een entiteit-relatiemodel worden weergegeven maar kunnen ook eenvoudig in woorden worden uitgedrukt. Belangrijk is dat voldoende aandacht wordt besteed aan de cardinaliteit, hoeveel entiteiten of instanties kunnen met een andere entiteit verbonden zijn. Vooral de maximale cardinaliteit is essentieel, meestal is deze 1 of N.
Wanneer we het inkoop- en verkoopproces van producten beschouwen dan zien we op hoog niveau de bedrijfsfuncties: inkoop, verkoop, logistiek en financiën. Deze kunnen verder uitgesplitst worden naar de processtappen: aanvragen van offertes, offreren, bestellen, leveren, ontvangen, factureren en betalen.
De informatiestromen / documenten die voortkomen uit de verschillende processtappen zijn respectievelijk: offerteaanvraag, offerte, bestelaanvraag, inkooporder, orderbevestiging, pakbon, ontvangstmelding, factuur en betaalopdracht.
De voornaamste objecten zijn: klant, leverancier, inkooporder, verkooporder, product, levering, factuur.
De mogelijke relaties zijn: elke inkooporder resulteert in één verkooporder, elke factuur bevat slechts één inkooporder, elke levering bestaat uit één of meer inkooporders. De relaties tussen inkooporder, verkooporder en factuur wordt vaak opgelegd door de beperkingen van informatiesystemen. Zo is het in een aantal ERP - systemen niet mogelijk om meerdere inkooporders te koppelen aan één verkooporder en omgekeerd.
In de EDI Requirements fase worden de modellen van de voorgaande fase verder uitgediept voor de activiteiten die ondersteund moeten worden door EDI Berichten.
De resultaten van de EDI Requirements fase zijn: EDI Supported Activity Model en EDI Message Data Model.
Het EDI Supported Activity Model specificeert welke activiteiten gegevens genereren en gebruiken, de volgorde waarin dat gebeurt en de regels die verbonden zijn aan de uitwisseling van gegevens. Het EDI Supported Activity Model bevat alle door EDI ondersteunde activiteiten en is in feite een grafisch overzicht van het EDI Scenario tussen twee of meer partners.
Het EDI Message Data Model definieert de gegevens, de attributen en de relaties die moeten worden opgenomen in de EDI berichten. In het EDI Message Data Model wordt aangegeven welke gegevenselementen verplicht, optioneel of conditioneel zijn en de minimum / maximum cardinaliteit.
Het EDI Supported Activity Model voor het inkoop- en verkoopproces ziet er zo uit:
Een EDI Message Data Model voor de inkooporder bevat ondermeer volgende gegevens:
- OrderNummer (M, 1/1)
- OrderDatum (M, 1/1)
- KlantNummer (M, 1/1) volgens afgesproken codering
- LeverancierNummer (M, 1/1) volgens afgesproken codering
- ContractNummer (O, 0/1)
- OfferteNummer (O, 0/1)
- Inkoper ID (M, 1/1)
- OrderValuta (M, 1/1)
- AfleverAdres (M, 1/1)
- FactuurAdres (M, 1/1)
- FactuurValuta (C, 0/1)
De FactuurValuta is conditioneel en wordt alleen meegegeven als deze afwijkt van de OrderValuta.
- Totaal Factuurbedrag (M, 1/1) uitgedrukt in OrderValuta
- Totaal BTW-bedrag (M, 1/1)
- Betalingsconditie (M, 1/1)
- Betalingstermijn (M, 1/1)
(m = mandatory, o = optioneel, c = conditioneel)
In de Message Design fase worden de UN/EDIFACT Message Design Guidelines toegepast om de EDI Data Requirements te vertalen naar een UN Standard Message (UNSM). Het EDI Supported Activity Model wordt gebruikt om het doel en het bereik van de UNSM te benoemen. De resultaten van de Message Design fase zijn de UN/EDIFACT Message (UNSM), segmenten, (samengestelde) data elementen, codes (value sets) en gebruikersdocumentatie.
Continue verbetering van de modellen:
Het activiteitenmodel en het datamodel worden tijdens elke fase van het Business Modelling Framework vergeleken met voorgaande fasen en waar nodig vinden aanpassingen plaats. Gedurende het proces worden de resultaten continue getoetst aan de wensen en eisen vanuit de bedrijfswereld om ervoor te zorgen dat de modellen een juiste en volledige weergave zijn van de werkelijkheid.
Het spreekt voor zich dat gedurende het proces verschillende disciplines een bijdrage leveren aan het tot stand komen van de modellen. In de eerste fase zijn dat vooral mensen uit het bedrijfsleven met kennis van het specifieke domein, daarbij geholpen door een business analist. De tweede fase is het werkterrein van een informatieanalist. Terwijl de derde fase wordt afgehandeld door de UN/EDIFACT Message Design expert.
Het Business Information Modelling Framework dateert van januari 1996 en is overigens gebaseerd op de EDIFICE (the European B2B Forum for the Electronics Industry) Business and Information Modelling Guideline van 1994.
Last update: 26-11-2011