Red het klimaat met elektronisch zakendoen !

In 2010 schreef ik het artikel "start saving the climate by using e-Invoicing" maar vandaag meer dan ooit moeten we onze "carbon footprint" verminderen.

Verantwoordelijkheid voor het milieu bovenaan de agenda van instellingen en organisaties de komende 10 maanden!

Eén manier om uw inzet voor het behoud van het milieu te tonen is de invoering van elektronisch zakendoen.

Stop met het verspillen van papier door het afdrukken van orders en facturen!

In een thematisch onderzoek uitgevoerd in opdracht van het ministerie van VROM (Ministerie van Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en milieu) in september 2000 (verschenen in januari 2001) riepen de auteurs 'het doel van dematerialisatie is vermindering van de invloed van materiaalstromen op het milieu'.

moet hun gedachtesprong, hieronder, nog verwezenlijkt worden

"Ontwikkel economische systemen op een zodanige wijze dat de milieu- impact van materiaalstromen veroorzaakt door deze systemen aanzienlijk is, en in absolute termen afneemt."

Waar zijn we bijna twintig jaar later?

• Tijd voor Europa om bedrijven en regeringen aan te sporen om hun CO2-uitstoot drastisch te verminderen.

• Tijd voor Europa om het eeuwige debat over standaarden te stoppen en zachtjes iedereen ervan te overtuigen om te GAAN VOOR GROEN bij het uitwisselen van productinformatie, bestellingen, verzendmeldingen, facturen en betalingen.

• Tijd voor Europa om elektronische manieren van zakendoen en uitwisselen van documenten te stimuleren.

ADOPTIE is AARDIG maar GEBRUIK maakt echt het verschil (Diffusion and Infusion: Two Dimensions of “Success of Adoption”)

• Tijd voor Europa om PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) open te stellen voor bedrijven zodat bedrijven waar zij ook zijn, met wie ze ook willen en zonder belemmeringen gegevens kunnen uitwisselen.

Zoals in "Neem de meest duurzame verantwoordelijke weg naar e-factureren"

• Tijd voor Europa om het gebruik van andere elektronische middelen voor het lezen, bekijken en verspreiden van elektronische documenten te stimuleren.

DIGITAAL betekent ELEKTRONISCH BERICHT, niet een PDF die door de ontvanger wordt afgedrukt voor AUTORISATIE en ARCHIVERING.

België geeft de aftrap van het game door het verlenen van een belastingvermindering voor digitale investeringen aan KMO's.

WIE VOLGT?

Tags: e-Invoicing, e-Business, Sustainability

Lees meer!

Start saving the climate by using e-business !

In 2010 I wrote the post "start saving the climate by using e-Invoicing" but today more than ever we need to reduce our carbon footprint.

Environmental Responsibility at the top of the agenda of institutions and organizations in the coming 10 months!

One way to present commitment to the preservation of the natural environment is by implementing electronic means of doing business.

Stop wasting paper by printing orders and invoices!

In a thematic exploration study executed for the Dutch Ministry of VROM (Ministry of Housing, Spatial Planning and Environment) in September 2000 (published in January 2001) the authors of the document cited ‘the aim of dematerialization is the reduction of environmental impact of material flows’.

their mindshift below - still to be accomplished

"Develop economic systems in such a way that the environmental impact of the material flow caused by those systems is significantly, and in absolute terms, reduced."

Where are we ALMOST twenty years later ?

• Time for Europe to urge businesses and governments to reduce their CO2 emission drastically.

• Time for Europe to stop the everlasting discussion about standards and gently persuade everyone to GO GREEN in communication of product information, orders, shipment notes, invoices, payment notifications.

• Time for Europe to stimulate electronic ways of doing business and exchanging documents.

ADOPTION is NICE but USE really makes a difference (Diffusion and Infusion: Two Dimensions of “Success of Adoption”)

• Time for Europe to open up PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) for businesses because it will enable companies to interact whereever they are, with whome they want and without barriers.

As in "take the most sustainable road to e-invoicing"

• Time for Europe to stimulate the use of other electronic means to read, view and distribute electronic documents.

DIGITAL means ELECTRONIC MESSAGE, not a PDF printed by the receiver for AUTHORIZATION and ARCHIVING.

Belgium is kicking off the game by granting SME's a Tax reduction for digital investments.

WHO IS NEXT?

Tags: e-Invoicing, e-Business, Sustainability

Lees meer!

Take the most sustainable responsible road to e-invoicing

From 2005 till 2013 Governments, Service & Solution providers, Institutions, ALL have been heavily promoting electronic invoicing but until now the massive shift of businesses to electronic (digital) invoices yet has to come.

I have been watching this, participating in CEN workshops and developing my own ideas, but have always been wondering why do people lack the vision that e-invoicing solely is not delivering the desired savings.

I started implementing EDI in 1994 when people dropped an EDI word station next to my desk and said get it running. We implemented electronic business - instead of electronic invoicing - and we gained our share of savings.

What should you do for Electronic Business?

Classify your products using one of these standards UNSPSC, ETIM, NAICS, ...

Assign each of your products a unique product identification code using GS1 GTIN or NSN.

Assign your locations a unique identification code using GS1 GLN or D&B D-U-N-S Number.

Exchange your product data and prices via the services of GS1 GDSN, ETIM 2BA or EZ-base.

Note: A new datapool is under development. A few months ago I wrote this article: "the future of data exchange in the construction and installation sector" showing two scenario's for dealing with different product databases. Hopefully the people working on the new datapool spent some time on reading the article.

Exchange purchase orders, confirmations and shipment notifications electronically using EDIFACT, ANSI X12, UBL or any other language.

Finally exchange invoices electronically. But be aware the invoice is not the future. More and more companies are implementing SELF-BILLING. The customer already knows upfront what has to be paid and has an obligation to pay once goods are received. Thus can easily do the payment without an invoice and raise a self-bill.

Paper, PDF, Spreadsheets, Online are still the foundation for businesses

Today there are still a lot of companies that exchange information via emails, faxes, paper documents by mail, or using a web portal. A lot of manual work takes place before goods are ordered, delivered and invoiced.

How do we implement electronic invoicing in a sustainable responsible way?

First step:

Implement the GS1 GTIN for identification of your products and one of the aforementioned classification methods that is used within your branch or sector.

Subscribe to GS1 GDSN or ETIM 2BA to publish or retrieve product, price and classification data.

Second step:

Start exchanging purchase orders and confirmations electronically using one of the aforementioned standards.

You will then no longer have to manually handle orders and confirmations. It will eliminate typing errors and speed up processing time.

Less processing time and higher accuracy means money.

Today you will still have to find a service provider that handles the exchange of information between companies.

I hope one day there will be an Electronic Business Highway where everyone can hook onto with or without a service provider. In my vision on electronic invoicing from 2009 (“a glimp into the future of e-invoicing”) I explained that multiple connected platforms will increase the reach of receivers and senders all over the world.

Yep, 2009 still nobody seems to take this serious but eventually it will happen.

The PEPPOL project (= Pan-European Public Procurement Online) of the European Commission is creating such a highway for exchanging information with governmental organizations. Until it opens for businesses we are living in the battle of commerce, service providers fighting for a piece of the cake.

Nevertheless hook onto one of these service providers, tell him which standards to use and work together with your business partners to make it happen.

Daarom, sluit aan op het netwerk van één van deze dienstverleners, vertel hem welke standaarden te gebruiken en werk samen met uw zakelijke partners om het mogelijk te maken.

Third step:

Start exchanging shipment notifications. Customers will then be aware that goods for certain purchase orders are on the way and can be delivered to their own clients or transported to production. When shipment data is pre-processed then scanning devices will help, upon unloading the trucks, identify where pallets need to go - to the stocking location, production location or the cross-docking location.

Less processing time, higher accuracy and efficiency means money.

Fourth step:

Now finally you can implement electronic invoicing - if that is still needed, since customers might have started using self-billing.

The receiver of the e-invoice will significantly benefit from automatically processing the invoice. However this could not be possible if product data, customer locations, prices and other data (payment terms, delivery terms, unit of measures) were not tuned with business partners during the implementation of electronic ordering and shipping.

Tags: e-Invoicing, e-Business

Lees meer!

Neem de meest duurzame verantwoordelijke weg naar e-factureren

Van 2005 tot 2013 hebben Overheden, leveranciers van diensten & oplossingen, Instellingen, ALLEN elektronisch factureren zwaar gepromoot maar tot nu toe moet de massale verschuiving van bedrijven naar elektronische (digitale) facturen nog komen.

Ik heb dit met veel interesse gevolgd, deelgenomen aan CEN bijeenkomsten en mijn eigen aanpak vorm gegeven, maar heb mij altijd afgevraagd waarom bij mensen de visie ontbreekt dat e-factureren ALLEEN niet de gewenste besparingen gaat leveren.

Ik ben in 1994 gestart met het implementeren van EDI toen men een EDI-werkstation naast mijn bureau plaatste met het verzoek om dit draaiende te krijgen. Wij hebben elektronisch zakendoen ingevoerd – in plaats van elektronisch factureren – en we hebben ons deel van de besparingen gekregen.

Wat moet u doen voor Elektronisch Zakendoen?

Classificeer uw producten met behulp van een van deze normen UNSPSC, ETIM, NAICS, ...

Geef elk van uw producten een unieke product identificatiecode via GS1 GTIN of NSN.

Wijs uw vestigingen een unieke identificatiecode toe via GS1 GLN of D&B D-U-N-S Number.

Verspreid uw productgegevens en prijzen via de diensten van GS1 GDSN, ETIM 2BA of EZ-base.

Kanttekening: Een nieuwe datapool is in ontwikkeling. Een aantal maanden geleden heb ik het artikel "de toekomst van gegevensuitwisseling in de bouw- en installatiesector" geschreven waarin ik twee scenario’s laat zien voor het omgaan met verschillende product databases. Hopelijk besteden de mensen die werken aan de nieuwe datapool wat van hun tijd om dit artikel te lezen.

Wissel inkooporders, orderbevestigingen en verzendberichten uit met je partners via EDIFACT, ANSI X12, UBL of elke andere taal.

Tot slot ga elektronisch facturen uitwisselen. Maar let op de factuur heeft niet de toekomst. Meer en meer bedrijven zijn SELF-BILLING aan het invoeren. De klant weet al vooraf wat betaald moet worden en heeft een verplichting tot betaling zodra de goederen zijn ontvangen. Zo kan de klant de betaling doen zonder een factuur en een self-bill opvoeren.

Papier, PDF, Spreadsheets, Online vormen nog steeds de basis voor bedrijven

Vandaag zijn er nog steeds een heleboel bedrijven die informatie uitwisselen via e-mails, faxen, documenten per post of met behulp van een webportaal. Veel handmatig werk vindt plaats voordat de goederen zijn besteld, geleverd en gefactureerd.

Hoe implementeren we elektronisch factureren op een duurzame en verantwoorde wijze?

Eerste stap:

Implementeer de GS1 GTIN voor de identificatie van uw producten en één van de eerder genoemde classificatie-methoden welke in gebruik is in uw branche of sector.

Abonneer u op de GS1 GDSN of ETIM 2BA om product, prijs en classificatiegegevens te verspreiden of op te halen.

Tweede stap:

Start met het elektronisch uitwisselen van inkooporders en orderbevestigingen met behulp van één van de eerder genoemde standaarden.

U gaat dan niet langer uw orders en bevestigingen handmatig verwerken. Het zal invoerfouten elimineren en de verwerkingstijd verkorten.

Minder verwerkingstijd en hogere nauwkeurigheid betekenen geld.

Vandaag heb je nog altijd een dienstverlener nodig die zorgdraagt voor de uitwisseling van informatie tussen bedrijven.

Ik hoop dat er op een dag een elektronische business snelweg zal zijn waar iedereen op kan aanhaken met of zonder een serviceprovider. In mijn visie op elektronisch factureren van 2009 ("bent u klaar voor een ritje op de elektronische business snelweg") heb ik uitgelegd hoe meerdere verbonden platformen het bereik van ontvangers en zenders over de hele wereld doet toenemen.

Ja, 2009 en niemand die dit serieus neemt maar uiteindelijk zal het gebeuren.

Het PEPPOL-project (= Pan-European Public Procurement Online) van de Europese Commissie is zo’n hoge snelweg aan het bouwen voor de uitwisseling van informatie met gouvernementele organisaties. Totdat deze snelweg wordt geopend voor bedrijven onderling zullen we verder moeten met de “battle of commerce” (de strijd voor de klant), dienstverleners die vechten voor een stukje van de taart.

Daarom, sluit aan op het netwerk van één van deze dienstverleners, vertel hem welke standaarden te gebruiken en werk samen met uw zakelijke partners om het mogelijk te maken.

Derde stap:

Start met het elektronisch uitwisselen van verzendberichten. Klanten weten dan welke goederen voor welke inkooporders onderweg zijn en voor wie deze bedoeld zijn, eigen klanten of productie. Wanneer verzendgegevens vooraf verwerkt zijn in het systeem dan helpen scanning apparaten, bij het uitladen van de vrachtwagens, om te identificeren waar de pallets naartoe moeten – het magazijn, de productielocatie of de cross-docking locatie.

Minder verwerkingstijd, hogere nauwkeurigheid en efficiëntie betekenen geld.

Vierde stap:

Tot slot kunt u eindelijk elektronisch factureren implementeren – als dat nog nodig is, immers klanten kunnen allang self-billing in gebruik hebben genomen.

De ontvanger van de e-factuur zal aanzienlijk profiteren van de automatische verwerking van facturen. Maar dit zou niet mogelijk zijn als productgegevens, klantlocaties, prijzen en andere gegevens (betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, eenheidsmaten) niet waren afgestemd met business partners tijdens de invoering van elektronisch bestellen en verzenden.

Tags: e-Invoicing, e-Business

Lees meer!

Which approach to follow for the innovation of your ERP?

The ultimate ERP feel is ‘tailored ERP’.

An ERP without excessive ballast where users can find their way intuitively and functionalities can be added when needed.

Tailored ERP IS OPEN to any business.

Tailored ERP DOES NOT MEAN developing software, BUT.

Tailored ERP = INNOVATIE van ERP.

Tailored ERP YOU REACH by

● looking differently at your future with ERP

● shaping this future in a thoughtful way

Tailored ERP SETS THE SAME conditions to any company:

● describe your current processes, systems and data with sufficient detail;

● make sure you know where you want to go with your company and what you need;

● let others inform you about the solutions that are available;

● ask suppliers to demonstrate the suitability of their solution for your business using your data and processes;

● follow an agile implementation approach that support you to switch from old to new in stages and enable you to adjust at any time;

● let others help and advise you but bear full responsibility.

Tailored ERP requires that you know where to go and how you can deal with that!

Where can you go?

● An integrated system with all the necessary functionalities

You can go for an integrated system that contains all the necessary functionalities that are available.

● A standard ERP system complemented with domain-specific applications

You can go for a Best-of-Breed environment consisting of a standard ERP system complemented with domain-specific features.

The ERP system is the basis for the financial administration and supports the purchase, sales, and production processes. The ERP system is connected to the other applications and with the outside world through a Business Process integration platform (BPI).

How do you tackle that?

Do not expect that the path from old to new is achievable without effort and commitment. Innovation of ERP has a particular purpose, is guided by something and must lead somewhere. It has great influence on the future of your company and requires investments and efforts.

Innovation of your ERP really comes down to rationalizing your APPLICATION and PROCESS LANDSCAPE.

The most important effort that your organization must deliver is GET a GRIP on the LANDSCAPE!

Get a grip on your landscape asks for gaining insight into processes, data, applications and value chains.

This calls for understanding the purpose of a business process, the sequence of activities, people and resources required, desired results, the relationship between processes, the required data and the use of functionalities. (See what processes add value for the customer)

There are several roads to an agile and robust environment.

1. Give everything off your hands!

If you want to make it yourself easy then outsource the research, selection and implementation.

The questions you will then need to ask are whether you will achieve what you want NOW and IN THE FUTURE, after all:

Was it not the approach that you previously followed?

Can you expect a third party to clean up your house?

Suppliers and implementation partners are increasingly using industry-specific configurations. These pre-configured environments fit exactly with the automation needs within an industry.

However, they ignore the fact that each company is a complex, dynamic and unique interplay of processes, information and people (users and customers), so ALSO YOUR BUSINESS.

It is therefore important to be more than involved.

You must play an active role in mapping your business processes and determining your future.

2. Get your house in order!

Design the future upfront! Utopia or reality?

Discover (model) your current and desired situation. It provides insight into critical processes and functionalities in use. By applying simulation it offers the possibility to value the future on its merits. Only then you will get a grip on your application and process landscape.

You are going to understand why it occasionally goes wrong and what needs to change. You canescribe much more focused your future processes, data and functionality needs. These descriptions you use to arrive at the selection of the right supplier and application.

It takes a lot of time and money to design the FUTURE in advance and to put it on paper.

And also, not always everything you need is available. If your requirements are casted in concrete, the risk is very high. The project could be over before it started.

Flexibility – agility is the most important feature you need.

There are now some good elements in this approach. So it is important to get a grip on your current processes and functionalities before describing the desired future.

3. The nimble approach fits like a bespoke suit just like the end result

You cannot escape from getting your house in order!

Procedures and work instructions give little or no insight into the total chain of activities for providing products or services to customers. Especially the integral cohesion of critical processes and used functionality is not enough visible.

A Business Process Management System helps you map out your existing situation and to align the organization.

If you don't have process models then Process Mining can help you visualize processes based on transaction data. This allows to make even processes that are nowhere described – the so-called non existing processes – to become visible. Often these invisible processes pop up after or during the implementation. These are processes the user organization does not want to talk about, but also cannot live without.

The philosophy behind the agile approach is to gradually get more and better understanding of the desired future situation.

The goal of the Sub-Project Preparation is to obtain and get a proper understanding of the corporate environment and ends with a provisional list of prioritized requirements.

In the Sub-Project Selection and Contracting the requirements are further detailed into a first project Baseline. The Baseline contains the critical basic functionality needed to support the daily operation. The suppliers are asked (knock-out) to demonstrate the Baseline with data from the existing environment during the Proof of concept.

Later, in addition to the Baseline, the main features of the releases are further worked out. The idea is to carry out the implementation in phases starting with the Baseline.

The Proof of Concept should reveal which suppliers and applications are most suitable and are eligible to start contract negotiation.

In Sub-Project Implementation the Baseline is set up, the training material prepared and the users trained, the data from the old system is transferred to the Baseline and the user acceptance is executed. After a successful acceptance test the Baseline is transferred to the production environment and taken into operation.

Afterwards over a period of several months the releases setup and rolled out.

When are you ready for your Tailored ERP program?

Would you like to learn more about this agile methodology continue to follow me. I will elaborate more on it in subsequent articles.

Tags: ERP, BPM, DSDM

Lees meer!

Welke aanpak volgt u voor de innovatie van uw ERP?

Het ultieme ERP gevoel is 'ERP op maat'.

Een ERP zonder overtollige ballast waarin gebruikers intuïtief hun weg kunnen vinden en functionaliteiten toegevoegd worden wanneer nodig.

ERP op maat STAAT OPEN voor elk bedrijf.

ERP op maat BETEKENT NIET ontwikkelen van software, MAAR.

ERP op maat = INNOVATIE van ERP.

ERP op maat BEREIK JE door

● anders te gaan kijken naar uw toekomst met ERP

● deze toekomst op een doordachte manier vorm te geven

ERP op maat STELT DEZELFDE voorwaarden aan elk bedrijf:

● breng uw huidige processen, systemen en gegevens met voldoende detail in kaart;

● zorg dat u weet waar u met uw bedrijf naartoe wil en wat u daarvoor nodig hebt;

● laat u gedegen voorlichten over de oplossingen die beschikbaar zijn;

● vraag aanbieders de geschiktheid van hun oplossing voor uw bedrijf aan te tonen in een proefopstelling waarbij uw gegevens en processen gebruikt worden;

● volg een wendbare implementatieaanpak waarbij u in fasen de overstap van oud naar nieuw maakt en u op elk moment kunt bijsturen;

● laat anderen je helpen en adviseren maar neem en draag zelf de volledige verantwoordelijkheid.

ERP op maat vraagt dat u weet waar u naar toe kunt en hoe u dat aanpakt!

Waar kunt u naartoe?

● Een geïntegreerd systeem met alle benodigde functionaliteiten

U kunt naar een geïntegreerd systeem waarin alle benodigde functionaliteiten beschikbaar zijn.

● Een standaard ERP systeem aangevuld met domein-specifieke applicaties

U kunt naar een Best-of-Breed omgeving bestaande uit een standaard ERP systeem aangevuld met domein-specifieke functionaliteiten.

Het ERP systeem is de basis voor de financiële administratie en ondersteunt de inkoop-, verkoop- en productieprocessen. Het ERP systeem is verbonden met de andere applicaties en met de buitenwereld via een Business Process Integratie platform (BPI).

Hoe pakt u dat aan?

Verwacht niet dat het pad van OUD naar NIEUW zonder inzet en overtuiging is af te leggen. Innovatie van ERP heeft een bepaald doel, wordt ergens door gestuurd en moet ergens toe leiden. Het heeft grote invloed op de toekomst van uw bedrijf en vraagt dus om investeringen en inspanningen.

Innovatie van uw ERP komt eigenlijk neer op RATIONALISATIE van uw APPLICATIE- en PROCESLANDSCHAP.

De belangrijkste inspanning die uw organisatie moet leveren is GRIP KRIJGEN OP HET LANDSCHAP!

Grip krijgen op uw landschap vraag om het verkrijgen van inzicht in processen, gegevens, applicaties en ketens.

Dit vraagt om inzicht in het doel van een bedrijfsproces, de volgorde van activiteiten, de mensen en middelen die nodig zijn, de gewenste resultaten, de samenhang tussen processen, de benodigde gegevens en het gebruik van functionaliteiten. (Zie welke processen voegen waarde toe voor de klant)

Er zijn verschillende wegen naar een wendbare en robuuste omgeving.

1. Geef alles uit handen!

Als u het zichzelf makkelijk wilt maken geef dan het onderzoek, de selectie en implementatie uit handen.

De vragen die u zich dan wel moet stellen zijn of u daarmee bereikt wat u wil NU en IN DE TOEKOMST, immers:

Was dit niet de aanpak die u eerder gevolgd heeft?

Mag u verwachten van een derde dat deze uw huis op orde gaat brengen?

Leveranciers en implementatiepartners maken immers steeds meer gebruik van branche-specifieke configuraties. Deze voor-geconfigureerde omgevingen sluiten precies aan bij de automatiseringsbehoeftes binnen een branche.

Er wordt echter voorbijgegaan aan het gegeven dat elk bedrijf een complex, dynamisch en uniek samenspel is van processen, informatie en mensen (gebruikers en klanten), DUS OOK UW BEDRIJF.

Het is daarom belangrijk om meer dan betrokken te zijn.

U dient zelf een actieve rol te vervullen bij het in kaart brengen van uw bedrijfsprocessen en het bepalen van uw toekomst.

2. Breng uw huis op orde!

De toekomst vooraf ontwerpen! Utopie of realiteit?

Breng (modelleer) uw bestaande en gewenste situatie in kaart. Het verschaft inzicht in kritische processen en gebruikte functionaliteiten. Door het toepassen van simulatie biedt het de mogelijkheid om de toekomst op zijn merites te beoordelen. Alleen dan krijgt u grip op uw applicatie- en proceslandschap.

U gaat begrijpen waarom het af en toe fout gaat en wat er moet veranderen. U kunt veel gerichter beschrijven wat u aan toekomstige processen, gegevens en functionaliteiten nodig heeft. Deze beschrijvingen gebruikt u om te komen tot selectie van de juiste leverancier en applicatie.

Het kost veel tijd en geld om de TOEKOMST vooraf te ontwerpen en aan papier toe te vertrouwen.

En bovendien, niet altijd alles wat u wenst is beschikbaar. Als uw eisen in beton gegoten zijn wordt het afbreukrisico wel heel erg hoog. Het project zou weleens afgelopen kunnen zijn voordat het is gestart.

Flexibiliteit – wendbaarheid is de belangrijkste eigenschap die u nodig heeft.

Er zitten wel een aantal goede elementen in deze aanpak. Zo is het belangrijk om grip te krijgen op uw bestaande processen en functionaliteiten alvorens de gewenste toekomst te beschrijven.

3. De wendbare aanpak zit als een maatpak net als het eindresultaat

U ontkomt er niet aan om uw huis op orde te brengen.

Procedures en werkinstructies geven geen of weinig inzicht in de totale keten van activiteiten voor het leveren van producten of diensten aan klanten. Vooral de integrale samenhang van kritische processen en gebruikte functionaliteiten is onvoldoende zichtbaar.

Een Business Process Management Systeem helpt u om uw bestaande situatie in kaart te brengen en de organisatie op één lijn te krijgen.

Als u niet beschikt over procesmodellen kan Process Mining helpen processen zichtbaar te maken op basis van transactiegegevens. Hiermee kunnen zelfs processen die nergens beschreven staan – de zogenaamde niet bestaande processen – zichtbaar worden. Het zijn vaak deze onzichtbare processen die na of tijdens de implementatie uit een hoge hoed getoverd worden. Het zijn processen waar de gebruikersorganisatie het niet over hebben wil, maar ook niet zonder kan.

De filosofie achter de wendbare aanpak is om gaandeweg steeds meer inzicht te krijgen in de gewenste toekomstige situatie.

Sub-project voorbereiding heeft als doel het verkrijgen van inzicht in de bedrijfsomgeving en eindigt met een voorlopige lijst van geprioriteerde vereisten.

De vereisten worden in sub-project selecteren en contracteren verder uitgewerkt tot een eerste Baseline. De Baseline bevat de kritische basis-functionaliteit die nodig is om de dagelijkse operatie te ondersteunen. De leveranciers worden gevraagd (knock-out) om de Baseline met gegevens uit de bestaande omgeving te demonstreren tijdens de Proof of concept.

Later worden, naast de Baseline, de releases verder op hoofdlijnen uitgewerkt. Het idee is om de implementatie gefaseerd in de tijd uit te voeren waarbij gestart wordt met de Baseline.

Na de Proof of Concept moet blijken welke leveranciers en applicaties geschikt zijn en kan de contractonderhandeling starten.

In sub-project implementatie wordt de Baseline ingericht, het trainingsmateriaal opgesteld en gebruikers opgeleid, de gegevens van het oude systeem naar de Baseline overgebracht en de gebruikersacceptatie uitgevoerd. Na een succesvolle acceptatietest wordt de Baseline overgebracht naar de productieomgeving en kan de Baseline in operatie worden genomen.

Nadien wordt over een periode van enkele maanden de releases ingericht en uitgerold.

Wanneer bent u klaar voor uw ERP op maat-traject?

Wilt u meer weten over deze wendbare methodiek blijf me volgen. Ik licht het verder toe in een volgend artikel.

Tags: ERP, BPM, DSDM

Lees meer!

Take the innovation of your ERP-system in your own hands!

In the coming years only nimble and future-robust organizations can survive the dynamics, complexity and unpredictability of changes in their environment.

Companies that manage to respond fast and flexible to opportunities and threats rise above the competition.

In addition to a scalable workforce, a customizable organizational structure and a collaborative company culture, processes and systems are the most important elements for the realization of an agile and future-robust organization.

Maneuverability, in the form of agility and nimbleness, is required to grab and exploit opportunities as they present themselves. Future robustness, in the form of resilience and resistance, is in addition required to respond to the multitude of profound changes.

Today the lack of maneuverability (agility) and future robustness of organizations is seen by many as one of the major obstacles to growth ambitions.

Especially Business Information Systems, ERP suites come first, leave quite a bit to be desired on the field of agility and future robustness. The older generation ERP systems force organizations in a straitjacket with little room for adjustment of business processes or implementation of new processes.

The future of companies is located in the replacement of these older generation Business Information Systems by agile and robust systems.

Policy makers, however, are very reluctant. Previous implementations often have not brought the desired result and/or costs escalated extremely. The dangers that an intervention in the heart of the organization brings paralyzes many companies.

An agile approach to a future-robust environment can offer a way out here.

An approach where resilience and resistance (robustness) come first and agility and nimbleness (maneuverability) form the basis.

An approach whose objective is the gradual replacement of older systems through process-driven and service-oriented solutions with flexible customizable business rules and integration features.

The power of maneuverability and future robustness in this approach is possible by applying a methodology that combines Prince2 and DSDM and the emergence of process-driven and service-oriented integration solutions and business applications.

The approach ‘Innovation of ERP' is a targeted change and deliberate renewal on the road to maneuverability and robustness.

What are the main features of this approach?

1. LEADERSHIP and COMMITMENT – ALL The Way!

'Innovation of ERP' is taking and wearing the responsibility towards an agile and robust ERP organization.

Without LEADERSHIP and COMMITMENT every ERP-adventure ends in a personal drama. Many failed implementations are a prime example. Everything else put forward as an explanation for the failure has not much to do with it.

The success of ERP is NOT (only) depending on the support (commitment) of the management team BUT (even more) of their administrative involvement ('demonstrated commitment'). Only by high visibility, substantive communication and supportive actions of the management the organization will take ERP seriously and changes can be made.

It is up to the right hand of the management team and confidential adviser of the organization – the project manager, to claim the administrative involvement and to set out and monitor the path to maneuverability and robustness.

Claiming administrative involvement is done by:

- Assigning project responsibilities to the management team, advise them about how they need to execute these responsibilities and make sure they do it too

- Organizing the visibility, communication and actions of the management team

- Delegating responsibilities upward to management

Shaping the path to maneuverability and robustness is done by:

- Not turning our backs on the content but embrace it

- Creating a climate in which everyone wants to collaborate and add value

- Arranging for clarity on the steps to be taken

2. The ERP of the future is ‘for LIFE’

'Innovation of ERP' is creating ‘an ERP for LIFE’ with extensible process and data models and customizable business rules.

Companies must realize that ERP is not (no longer more) a bowl of butter that you buy in the shop around the corner and spread over the organization.

Companies must realize that ERP is not (no longer more) an island within their process and application landscape, as they themselves are no longer an island within the (supply) value chain they are part of.

Companies must realize that ERP is not (no longer more) a car of which you give the steering wheel away.

The cars of the future are all constructed from the same components, they are technology-driven, modular designed and environmental conscious.

the cars of the future fit as a tailored suit around the owners

SO it should BE with the ERP of the future

3. Vision, Conviction, Passion and Trust

‘Innovation of ERP’ floats on 4 core values: vision, conviction, passion and trust

Vision asks that you as a manager know what is happening in your business, where you as a company are good at, where you as an organization stand, where you want to go AND ESPECIALLY what is needed to get there.

Conviction asks that you as a manager know what solutions are out there, understand which approaches are best suited to the future ambitions of your business and customers, realize what it requires of your organization and other stakeholders AND ESPECIALLY dare giving direction by making clear what you don't want.

Passion asks that you as a manager constantly continue to inspire others, that you dare propagate changes that are needed, that you keep looking forward AND ESPECIALLY continue to stress the positive.

Trust asks that you as a manager free up the right people, appoint the right persons in charge, dare to give room for innovation, start an open collaboration with suppliers AND ESPECIALLY be aware actively involved.

4. An agile methodology

‘Innovation of ERP’ is an agile and nimble approach that leans on Prince2 and DSDM. PRINCE2 because of the strong framework for the management and control of the project (governance and management) and DSDM because of the strong focus on achieving business objectives.

Would you like to learn more about this agile methodology continue to follow me. I explain it further in the article "Which approach to follow for the innovation of your ERP?".

It is about a nimble approach to an agile end result

References::

[1] https://www.tcc-net.com/articles/Article-DSDM-Prince2-ITIL.pdf

Delivering IT services using PRINCE2, DSDM and ITIL [Dorothy Tudor]

Dorothy Tudor examines how the use of structured methods and best practices for IT service management and project management can help you manage the IT landscape.

[2] https://www.scrumalliance.org/community/articles/2014/september/package-software-implementation-and-agile

Package Software Implementation and Agile [Sunil Parija, Program Manager, Infosys Ltd]

Sunul Parija describes an Agile approach to deploy ‘package based applications’ like SAP.

Tags: ERP, Prince2, DSDM

Lees meer!

Neem de innovatie van uw ERP-systeem zelf in handen!

In de komende jaren zullen alleen wendbare en toekomst-robuuste organisaties de dynamiek, complexiteit en onvoorspelbaarheid van veranderingen in hun omgeving kunnen overleven.

Bedrijven die erin slagen om snel en flexibel in te spelen op kansen en bedreigingen stijgen boven de concurrentie uit.

Naast een schaalbaar personeelsbestand, een aanpasbare organisatiestructuur en een op samenwerking gerichte bedrijfscultuur zijn processen en systemen de belangrijkste elementen voor het realiseren van een wendbare en toekomst-robuuste organisatie.

Wendbaarheid, in de vorm van behendigheid en lenigheid, is nodig om de kansen die zich aandienen te grijpen en te benutten. Toekomstrobuustheid, in de vorm van veerkracht en bestendigheid, is daarnaast vereist om de veelheid aan ingrijpende veranderingen op te vangen.

Vandaag wordt het gebrek aan wendbaarheid en toekomstrobuustheid van organisaties door velen gezien als één van de grootste belemmeringen om groeiambities waar te maken.

Vooral bedrijfsinformatiesystemen, ERP suites voorop, laten op het gebied van wendbaarheid en toekomstrobuustheid nogal wat te wensen over. De oudere generatie ERP-systemen dwingen organisaties in een keurslijf waarbinnen weinig ruimte is voor aanpassing van bedrijfsprocessen of het inrichten van nieuwe processen.

De toekomst van bedrijven ligt in de vervanging van deze oudere generatie bedrijfsinformatiesystemen door wendbare en robuuste systemen.

Beleidsmakers staan hier echter heel terughoudend tegenover. Vaak hebben vorige implementaties niet het gewenste resultaat gebracht en/of zijn de kosten gigantisch uit de klauwen gelopen. De gevaren die een ingreep in het hart van de organisatie met zich meebrengt verlammen momenteel veel bedrijven.

Een wendbare aanpak voor een toekomst-robuuste omgeving kan hier een uitweg bieden.

Een aanpak waarbij veerkracht en bestendigheid (robuustheid – Resiliency) voorop staan en lenigheid en behendigheid (wendbaarheid – Agility) de basis vormen.

Een aanpak die als doel heeft de geleidelijke vervanging van oudere systemen door proces-gedreven en service-gerichte oplossingen met flexibel aanpasbare bedrijfsregels en integratievoorzieningen.

De kracht van wendbaarheid en toekomstrobuustheid in deze aanpak is mogelijk door toepassing van een methodiek die Prince2 en DSDM combineert en door de opkomst / aanbod van proces-gedreven en service-georiënteerde integratieoplossingen en bedrijfsapplicaties.

De aanpak ‘Innovatie van ERP’ is een gerichte verandering en doelbewuste vernieuwing op weg naar wendbaarheid en robuustheid.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van deze aanpak?

1. LEIDERSCHAP en BETROKKENHEID – ALL The Way!

‘Innovatie van ERP’ is het nemen en dragen van de verantwoordelijkheid op weg naar een wendbare en robuuste ERP organisatie.

Zonder LEIDERSCHAP en BETROKKENHEID eindigt elk ERP-avontuur in een persoonlijke drama. Veel mislukte implementaties zijn hiervan een schoolvoorbeeld. Al het andere wat als verklaring voor het falen wordt aangedragen heeft er niet zoveel mee te maken.

Het succes van ERP is NIET (alleen) afhankelijk van de steun (commitment) van het managementteam MAAR WEL (meer nog) van hun bestuurlijke betrokkenheid ('demonstrated commitment'). Alleen door hoge zichtbaarheid, inhoudelijke communicatie en ondersteunende acties van het management zal de organisatie ERP serieus nemen en kunnen veranderingen worden doorgevoerd.

Het is aan de rechterhand van het management en vertrouwenspersoon van de organisatie – de projectmanager, om de bestuurlijke betrokkenheid op te eisen en om het pad naar wendbaarheid en robuustheid vorm te geven en te bewaken.

Het opeisen van bestuurlijke betrokkenheid gebeurt door:

- Het toewijzen van project-verantwoordelijkheden aan het managementteam, hen adviseren over hoe ze deze moeten uitvoeren en ervoor zorgen dat ze het ook doen

- Het organiseren van de zichtbaarheid, communicatie en acties van het managementteam

- Het opwaarts delegeren van verantwoordelijkheden aan leidinggevenden

Het pad naar wendbaarheid en robuustheid vormgeven gebeurt door:

- De inhoud niet de rug toe te keren maar te omarmen

- Het scheppen van een klimaat waarin iedereen wil samenwerken en waarde toevoegen

- Zorg te dragen voor helderheid en duidelijkheid over de stappen die doorlopen moeten worden

2. Het ERP van de toekomst is ‘voor het LEVEN’

‘Innovatie van ERP’ is het scheppen van ‘een ERP voor het LEVEN’ met uitbreidbare proces- en gegevensmodellen en aanpasbare bedrijfsregels.

Bedrijven moeten realiseren dat ERP niet (langer meer) een bakje boter is wat je in de winkel om de hoek koopt en laat uitsmeren over je organisatie.

Bedrijven moeten realiseren dat ERP niet (langer meer) een eiland binnen hun proces- en applicatielandschap is, zoals ze zelf niet langer meer een eiland zijn binnen de keten waar ze deel van uitmaken.

Bedrijven moeten realiseren dat ERP niet (langer meer) een auto is waar je het stuur van uit handen kunt geven.

De auto’s van de toekomst bestaan allemaal uit dezelfde componenten, ze zijn technologie-gedreven, modulair vorm gegeven en omgevingsbewust.

DOCH de auto’s van de toekomst zitten als een maatpak rondom de eigenaar

ZO moet het OOK met het ERP van de toekomst

3. Visie, Overtuiging, Passie en Vertrouwen

‘Innovatie van ERP’ drijft op 4 kernwaarden: visie, overtuiging, passie en vertrouwen

Visie vraagt dat je als bestuurder weet wat er in je bedrijf afspeelt, waar je als bedrijf goed in bent, waar je als organisatie staat, waar je naartoe wilt EN VOORAL wat daarvoor nodig is.

Overtuiging vraagt dat je als bestuurder weet welke oplossingen er bestaan, begrijpt welke benaderingen het beste bij de toekomstambities van je bedrijf en klanten passen, beseft wat het van je organisatie en andere belanghebbenden vraagt EN VOORAL richting durft geven door duidelijk te maken wat je niet wilt.

Passie vraagt dat je als bestuurder voortdurend anderen blijft inspireren, dat je veranderingen die nodig zijn durft uitdragen, dat je vooruit blijft kijken EN VOORAL het positieve blijft benoemen.

Vertrouwen vraagt dat je als bestuurder de juiste mensen vrijmaakt, de juiste verantwoordelijken aanstelt, ruimte durft geven voor vernieuwing, een open samenwerking aangaat met leveranciers EN VOORAL bewust actief betrokken bent.

4. Een wendbare methodiek

‘Innovatie van ERP’ is een behendige en lenige aanpak die leunt op Prince2 en DSDM. Prince2 vanwege het sterk raamwerk voor het beheer en besturing van het project (governance en management) en DSDM omwille van de sterke focus op het realiseren van bedrijfsdoelstellingen.

Wilt u meer weten over deze wendbare methodiek blijf me volgen. Ik licht het verder toe in het artikel "Welke aanpak volgt u voor de innovatie van uw ERP?".

Het gaat over een wendbare aanpak voor een wendbaar eindresultaat.

Referenties:

[1] https://www.tcc-net.com/articles/Article-DSDM-Prince2-ITIL.pdf

Delivering IT services using PRINCE2, DSDM and ITIL [Dorothy Tudor]

Dorothy Tudor onderzoekt hoe het gebruik van gestructureerde methoden en beste praktijken voor IT service management en projectmanagement kan helpen bij het beheren van het IT-landschap.

[2] https://www.scrumalliance.org/community/articles/2014/september/package-software-implementation-and-agile

Package Software Implementation and Agile [Sunil Parija, Program Manager, Infosys Ltd]

Sunul Parija beschrijft een Agile aanpak voor de implementatie van ‘package based applicaties’ zoals SAP.

Tags: ERP, Prince2, DSDM

Lees meer!

Are information systems ready to survive in business ecosystems without integration?

What would you say if your business application would grow with the ambitions of your company without recurring heavy upgrades?

What would you say if your business application is compiled from best-in-class functionality that can be revised / replaced at any time?

What about modularization of features in the world of business information systems? And can we configure applications with best-in-class functionality?

In some industries, we see that manufacturers embraced ‘Mass Customization’ (consumer markets) and ‘Smart Customization’ (business to business markets). Standardization and modularization makes it possible to fully tailor products to the individual needs of companies or users (individualization -personalization) and yet affordable. With a modular design we can offer a larger variation using as many standard components without the need for customer specific customization.

By the far-reaching standardization manufacturers can focus more on what they see as their core activities: engineering, sales and assembly. The fabrication of parts is done completely by third parties totally product/brand-independent and components of different manufacturers are interchangeable.

Products are no longer sold from stock but composed according to customer requirement using (online) Product Configurators. These help clients making choices when configuring the desired end product and ensure that bills of material and routings are generated that seamlessly connect to the material and production planning.

Important: Customers must make their own choices and therefore know what they want.

Around 2006-2007 I had some hope that the OASIS Web Services Composite Application Framework (WS-CAF) would ensure the breakthrough of application-configuration-platforms. Microsoft, SAP, Cordys (Open Text) and others brought their Composite Application Framework on the market. Unfortunately in many cases remained limited to the functionalities or applications within the own product portfolio or suite.

Despite the fact that many functionalities nowadays can be unlocked via web-services it is still a step too far to put together a complete working hybrid application from functionalities of different vendors. We are still far from what is possible with 'Mass & Smart Customization'.

Can functionalities be created more intelligently so that extension is possible without impact on the existing - the operating environment?

In different industries (cars, smartphones, ...) we see more and more products that consist of intelligent software components which make products smarter, more flexible and more durable. Regularly new software versions are rolled out without the product going back to the manufacturer or service organization.

Are future business applications ready for rolling out such intelligent features? If you look at the layered structure of current web-oriented applications: persistence layer, application layer, presentation layer (user interface), execution layer (process engine), services layer then there are a number of positive developments.

Some solution providers have layers that can be independently adjusted without affecting the operation of the application.

- The Process Engine of Business Process Management systems ensures the execution (runtime) of process models. The functionality of the Process Engine can be extended with new features without affecting the process models.

- In some application development environments the User Interface Layer is separated from the Application Layer to meet the growing demand for device independent applications. For each device there is a different User Interface that works with the same application models.

The decoupling between process models and Process Engines and between application models and User Interfaces are developments of the last years. Many of us know the decoupling between the Domain Model the application software works with and the Data model of the database where the data is stored.

Does this answers the questions? Only in part.

It makes clear that we are not yet so far to compose best-in-class functionalities into a working application. The frameworks that can make it possible are still too much focused on their own domain.

It is not yet possible to stretch the life of your current business applications without your users knowing it. This has mainly to do with the lack of modern service-oriented technologies/platforms that deliver model-interoperability and exchangeability out-of-the-box and float on the power of integration.

But we are well on the way - we can develop solutions faster (read: modeling). Integration is increasingly seen as an enabler = an indispensable part needed to bring Cloud and On Premise services together.

In my future standard business applications are fused into process-driven and data-conscious business ecosystems that exist through the power of integration. They are ecosystems that independently are capable to use the best available functionalities at any time.

Tags: Interoperability-Frameworks, service-oriented technologies

Lees meer!

Zijn informatiesystemen klaar om te overleven in bedrijfsecosystemen zonder integratie?

Wat zou u ervan vinden als uw bedrijfsapplicatie mee zou groeien met de ambities van uw bedrijf zonder wederkerende zware upgrades?

Wat zou u ervan vinden als uw bedrijfsapplicatie samengesteld wordt uit best-in-class functionaliteiten die op elk moment herzien / vervangen kunnen worden?

Hoe is het gesteld met modularisatie van functionaliteiten in de wereld van bedrijfsinformatiesystemen? En kunnen we applicaties configureren met best-in-class functionaliteiten?

In sommige industrieën zien we dat fabrikanten 'Mass Customization' (consumentenmarkten) en 'Smart Customization' (business to business markten) hebben ingevoerd. Standaardisatie en modularisatie maken het mogelijk om producten volledig toe te snijden op de individuele behoeftes van bedrijven of gebruikers (individualisering - personalisering) en toch betaalbaar te houden. Met een modulair productontwerp kan een grotere variatie met zoveel mogelijk standaard componenten geboden worden, zonder dat klantspecifiek maatwerk nodig is.

Door de ver doorgedreven standaardisatie kunnen fabrikanten zich steeds meer richten op wat zij als hun kernactiviteiten zien: engineering, verkoop en assemblage. De fabricage van onderdelen gebeurt volledig door derden totaal product/merk-onafhankelijk waarbij onderdelen van verschillende fabrikanten uitwisselbaar zijn.

Producten worden niet meer uit voorraad verkocht maar samengesteld volgens de wensen van de klant met (online) Product Configuratoren. Deze helpen klanten bij het maken van keuzes tijdens het configureren van het gewenste eindproduct en zorgen dat stuklijsten en routings worden gegenereerd die naadloos aansluiten op de materiaal- en productieplanning.

Wel Belangrijk: Klanten moeten zelf keuzes maken en dus weten wat ze willen.

Omstreeks 2006 - 2007 had ik enige hoop dat het OASIS Web Services Composite Application Framework (WS-CAF) voor de doorbraak van applicatie-configuratie-platformen zou zorgen. Microsoft, SAP, Cordys (Open Text) en anderen brachten hun Composite Application Framework op de markt. Helaas bleef dat in veel gevallen beperkt tot de functionaliteiten of applicaties binnen het eigen productportfolio of suite.

Ondanks het feit dat veel functionaliteiten tegenwoordig via web-services ontsloten kunnen worden is het nog altijd een stap te ver om een compleet werkende hybride applicatie samen te stellen uit functionaliteiten van verschillende leveranciers. We zijn nog ver verwijderd van wat mogelijk is met 'Mass & Smart Customization'.

Kunnen functionaliteiten intelligenter worden uitgevoerd zodat uitbreiding zonder impact op het bestaande - de operationele omgeving - mogelijk is?

In verschillende branches (auto's, smartphones, ...) zien we de laatste jaren steeds meer producten die bestaan uit intelligente softwarecomponenten die producten slimmer, flexibeler en duurzamer maken. Regelmatig worden nieuwe software-versies uitgerold zonder dat het product terug moet naar de fabrikant of service-organisatie.

Lenen de toekomstige bedrijfsapplicaties zich al voor het uitrollen van dergelijke intelligente functies? Als je naar de gelaagde opbouw van de huidige web-georiënteerde applicaties kijkt: persistence layer, application layer, presentation layer (user interface), execution layer (process engine), services layer dan zijn wel een aantal positieve ontwikkelingen gaande.

Sommige aanbieders van oplossingen beschikken over layers die onafhankelijk van elkaar kunnen worden aangepast zonder dat het invloed heeft op de werking van de applicatie.

- De Process Engine bij Business Process Management Systemen zorgt voor de uitvoering (executie) van procesmodellen. De functionaliteit van de Process Engine kan uitgebreid worden met nieuwe functies zonder dat de uit te voeren procesmodellen beïnvloed worden.

- In sommige applicatie development omgevingen zien we dat de User Interface Layer ontkoppeld is van de Applicatie Layer zodat voldaan kan worden aan de groeiende vraag naar device onafhankelijke applicaties. Voor ieder device is er een andere User Interface die wel met dezelfde applicatiemodellen samenwerkt.

De ontkoppeling tussen Procesmodellen en Process Engines EN tussen Applicatiemodellen en User Interfaces zijn ontwikkelingen van de laatste jaren. Velen onder ons kennen wel de ontkoppeling tussen het Domeinmodel waarmee de applicatieprogrammatuur werkt en het Datamodel van de database waarin de data wordt opgeslagen.

Geeft dit een antwoord op gestelde vragen? Slechts deels.

Het maakt duidelijk dat we nog niet zover zijn om best-in-class functionaliteiten samen te stellen tot een werkende applicatie. De frameworks die het mogelijk kunnen maken zijn nog teveel gericht op het eigen domein.

Het gaat nog niet lukken om de levensduur van uw huidige bedrijfsapplicaties op te rekken zonder dat uw gebruikers daar wat van merken. Dat heeft vooral te maken met het ontbreken van moderne service-georiënteerde technologieën/ platformen die model-interoperabiliteit en uitwisselbaarheid out-of-the-box leveren en drijven op de kracht van integratie.

MAAR we zijn wel goed op weg - we kunnen sneller oplossingen ontwikkelen (Lees: modelleren). Daarbij wordt integratie steeds meer gezien als een enabler = een onmisbaar onderdeel dat nodig is om Cloud en On Premise services samen te brengen.

In mijn toekomstbeeld zijn standaard bedrijfsapplicaties versmolten in proces-gedreven en data-bewuste bedrijfsecosystemen die bestaan door de kracht van integratie. Het zijn ecosystemen die zelfstandig in staat zijn de best beschikbare functionaliteiten op enig moment in te zetten.

Tags: Interoperability-Frameworks, service-oriented technologies

Lees meer!

Veranderingen staan dagelijks aan uw poort te kloppen, kan uw bedrijfsapplicatie dit aan?

Veranderingen kondigen zich niet meer aan MAAR gebeuren gewoon, ze zijn een dagelijks onderdeel van zakendoen geworden en zijn niet meer te stoppen.

Veel bedrijven merken steeds vaker dat een goed product (of dienst) en trouwe klanten geen zekerheden en garanties meer bieden voor de toekomst. De snelheid, complexiteit en onvoorspelbaarheid van veranderingen in hun omgeving nemen alsmaar toe.

Zo zijn er heel wat factoren die zorgen voor toename van de turbulentie in de omgeving. Overheden die bedrijven om de haverklap nieuwe wetten en regels voorschrijven. Innovatieve start-ups die in een mum van tijd nieuwe producten en diensten in de markt zetten. Leveranciers die hogere eisen stellen aan het verkrijgen van producten. Logistieke dienstverleners die continue streven naar een optimale bezettingsgraad en maximale flexibiliteit. Klanten die meer inspraak willen in het productontwerp en realisatie, meer controle willen over het bestel- en leveringsproces en betere service tegen lagere kosten. Technologische ontwikkelingen die elkaar razendsnel opvolgen en zowel het bedrijfsleven als maatschappelijk leven ingrijpend veranderen.

Al deze aspecten stellen hoge eisen aan het aanpassingsvermogen en de innovatiekracht van bedrijven. Zo worden plaats en tijd minder relevant en raken privé en zakelijk steeds meer verweven.

Heeft u als directie het gevoel dat uw organisatie voortdurend achter de feiten aanloopt? Stelt u zich ook regelmatig de volgende vragen: Hoe kunnen we onze groeiambities waarmaken? Hoe kunnen we efficiënter opereren dan anderen, onze concurrenten? Hoe kunnen we sneller nieuwe producten of diensten op de markt brengen? Hoe kunnen we flexibeler inspelen op marktontwikkelingen? Hoe kunnen we beter omgaan met de continue veranderingen in wet- en regelgeving?

Of anders gezegd vraagt u zich vaak af "Hoe kunnen we VANDAAG de turbulentie overleven en MORGEN (en in de toekomst) blijven bestaan?"

U zult horen dat uw bedrijf veerkracht, lenigheid, behendigheid en robuustheid mist om de uitdagingen het hoofd te bieden.

Ja, wendbaarheid heet dat!

Rijnconsult heeft een aantal interessante artikelen geschreven in Business Review Digitaal over Processen, Wendbaarheid, Veelzijdig Leiderschap en Netwerkorganisatie.

Ik geloof dat wendbaarheid gaat over drie aspecten: Leiderschap, Netwerkorganisaties en Flexibele Bedrijfsapplicaties.

Leiderschap - Medewerkers willen Leiders!

Leiderschap gaat over verbindend (veranderd) Leiderschap. We hebben geen hiërarchische managers nodig maar leiders. Leiders zijn mensen die door hun gedrag, kwaliteiten en eigenschappen het vertrouwen van hun organisatie en klanten hebben verdiend en zich managers mogen noemen. Zij zijn in staat om veranderingen zelf voor elkaar te brengen en durven besluiten nemen. Zij inspireren, dragen visie uit en verbinden mensen binnen en buiten de organisatie met elkaar. Zij geven medewerkers vertrouwen en verantwoordelijkheid maar dragen ook de risico's die dat met zich meebrengt.

Veel managers zijn alleen maar bezig met het bepalen van de missie, het vormgeven van de visie, en het uitdragen van de strategie.

Ze moeten gaan ondernemen, de blik naar buiten richten en luisteren, horen en voelen wat klanten verwachten en leveranciers willen, samenwerkingsverbanden opzetten. En vooral laten zien waar hun bedrijf voor staat en wat het bedrijf te bieden heeft.

Netwerkorganisatie - Samen staan we sterker!

Bedrijven gaan meer en meer samenwerken in netwerkverbanden wat het mogelijk maakt om makkelijker toegang te krijgen tot nieuwe informatie, markten, technologieën, klanten en leveranciers. Over de grenzen van organisaties heen kennis uitwisselen en creëren, signalen uit de buitenwereld opvangen en delen, gezamenlijk initiatieven ontplooien, het juiste aanbod in de markt zetten, het gaat allemaal niet zonder slag of stoot.

Het vraagt om flexibele platte organisatiestructuren waar verantwoordelijkheden laag in de organisaties zijn belegd, mensen durven samenwerken en kennisdelen, nieuwe partners / deelnemers zonder moeite kunnen worden ingevoegd.

Informatietechnologie is er klaar voor en zal met online samenwerkingsomgevingen en sociale media tools zorgen dat dit samenwerken steeds makkelijker wordt.

Om dit mogelijk te maken zijn echter andere vormen van communicatie en andere vormen van werkrelaties nodig. Het is maar de vraag of organisaties hier klaar voor zijn want het vraagt vooral veel vertrouwen in elkaar.

Samen staan we sterker en kunnen we wendbaarder worden, geef - gun elkaar het vertrouwen en ook uw medewerkers.

Flexibele Processen en Applicaties

Om de turbulentie te overleven moeten bedrijven toekomst-bestendiger worden. Dat vraagt om bedrijfsprocessen en onderliggende applicaties die snel en flexibel aanpasbaar zijn, mee kunnen groeien met de ambities van het bedrijf en een langere houdbaarheid hebben.

We zien vaak dat de houdbaarheid van een bedrijfsapplicatie al is overschreden bij ingebruikname en gek genoeg heeft dat niet zoveel met de applicatie te maken maar meer met de bedrijfsstrategie en bedrijfsprocessen die ondersteund moeten worden. Of beter nog met de beperkte grip die bedrijven hebben op hun bedrijfsprocessen.

Dat implementaties van standaard applicaties moeizaam verlopen, bedrijven niet altijd krijgen wat ze verwachten, gebruikers vaak ontevreden zijn - zich aan hun lot overgelaten voelen, wordt grotendeels veroorzaakt door een gebrekkige voorbereiding - "verzint eer gij begint".

Voor de invoering van bedrijfsapplicaties die flexibel uw bedrijfsprocessen ondersteunen moet je wel wat doen!

Toekomst-bestendige processen en applicaties! Hoe dan?

Willen bedrijven toekomst-bestendiger of noem het robuuster worden dan moeten ze de signalen uit hun omgeving continue opvangen en verwerken in hun bedrijfsstrategie. De strategie van een bedrijf moet meer gezien worden als een organisme - iets wat permanent aan verandering onderhevig is en zo ook gemanaged moet worden.

Dan hebben we wel iets tastbaars nodig om op te gaan sturen en waarvan we de bedrijfsprocessen afleiden die nodig zijn.

Dit zijn de kernwaarden en kerncompetenties van een bedrijf. De kernwaarden - waarvoor komen medewerkers iedere dag weer opdagen en waarom komen klanten naar je toe. De kerncompetenties - waar ben ik als bedrijf "goed in" en "wat maakt mij uniek" zodat deze klant naar mij komt en niet naar een ander gaat. Dit gaat niet alleen over het product of dienst maar ook over zaken als betrokkenheid met je klant, openheid over je doen en laten, doen wat je zegt.

Samen geven ze aan welke bedrijfsprocessen nodig zijn en hoe deze eruit komen zien.

In mijn artikel "Welke processen voegen waarde toe voor de klant?" heb ik gepoogd duidelijk te maken dat het beschrijven van bedrijfsprocessen en het vastleggen van de samenhang tussen primaire processen met behulp van Business Process Management Systemen (BPMS) leidt tot een beter beeld van het klant-tot-klant proces.

Business Process Management Systemen maken het eveneens mogelijk om snel de impact van veranderingen te doorgronden, deze veranderingen door te voeren en de prestaties van de gewijzigde processen te bewaken.

Voor u begint aan de implementatie van uw volgende bedrijfsapplicatie, onderzoek waar u staat als bedrijf. Hoe is het gesteld met Leiderschap, wat verwachten uw netwerkpartners van u, en hoeveel grip heeft u op uw bedrijfsprocessen en hoe flexibel aanpasbaar zijn deze.

Besef dat 75 procent of meer van het succes van dit avontuur in de voorbereiding zit maar selecteer wel flexibele applicaties die met u mee kunnen groeien.

Mijn aandachtsgebieden zijn bedrijfsprocessen, bedrijfsinformatiesystemen (ERP, CRM. BPM, ...), integratie van bedrijfsprocessen en systemen over de grenzen van bedrijven EN niet te vergeten Open Source bedrijfsapplicaties.

Als u een mening of visie heeft over het omgaan met veranderingen aarzel dan niet om deze hier kenbaar te maken. Als u zich kunt vinden in het artikel of de herkenning groot is dan deel het met anderen.

Tags: agility, BPM, flexibility, nimbleness, resilience, robustness

Lees meer!

Integration essential for online retailers

Online retailers benefit from accessing integration as a process in which connections between systems and partners are established as services.

Like all entrepreneurs online retailers get to do with changes in their environment. Changes that are stimulated by internal and external forces to which a company is subject.

External forces can take threatening forms to which companies need to respond directly. Governments that release new laws and regulations. Competitors that launch new products and services in the market. Suppliers who impose higher demands on products. Logistic service providers who continuously strive for optimal capacity utilization and maximum flexibility. Customers who want to have more control over the ordering and delivery process.

As an entrepreneur you would like to be well prepared for future opportunities and challenges. This requires an agile and nimble organization that is able to adapt processes and products quickly.

Online retailers, par excellence, cannot do without flexible information systems. Often their environments are composed of self-developed solutions combined with third-party applications. They experience most problems with integrating all these systems and find it difficult to anticipate on requests from outside.

Integration is the foundation of a successful online Retail-environment. It connects all components and enables the whole to work seamlessly with stakeholders, customers, suppliers, banks and carriers.

View the animation videos "customer interaction with webshop" and "returning products through physical shop" at the bottom.

When retailers have integration solutions that enable process-driven and model-based setup of connections between systems and partners, support monitoring and maintenance of these connections, it is possible to be flexible and to respond quickly to changes. The integration-process model gives immediate insight into where adjustments in the chain are possible. The standard available connections of mature integration solutions make it possible to establish links with internal and external applications or systems without programming (coding).

PICTURE: process-driven-integration-engine.jpg

Online Retail environments form the hub in the web of customers, suppliers, and carriers. To facilitate the wishes and demands from the inside and outside world different systems and partners have to cooperate with each other:

- a product catalog that contains general data, pictures, technical descriptions and part numbers (numbers of manufacturers or EAN-codes). A catalog that is centrally maintained by importing product data of suppliers or from product datapools, or by unlocking vendor catalogs via punch-out (Ariba, SAP now) or OCI RoundTrip (SAP).

- an inventory management system that is accessible online but also from a POS (Point Of Sale) system so that independent of time, place, and channel the inventory situation can be viewed and maintained.

- a customer relationship management system (CRM) that allows to record customers, interests and purchases and supports loyalty programs with customer cards.

- an order registration system for recording customer orders which form the basis for creating the invoice.

- a payment environment through which connections with various payment systems can be established.

- a billing environment for creating the invoice for the customer.

- a shipment system that enables control of carriers and external warehouses through electronic messages.

Setting up the integration process

With the modeling tool the process flow between all applications, the webshop or point of sale environments and the external partners are modeled. These processes are modeled on a descriptive level in BPMN2 (strategic - what steps are executed) to a detailed level (operational - what information is exchanged with which systems and partners) to an executable level in UML (executable - how are services, connections and data called and executed).

The executable UML models are stripped from all ballast and exported as XMI (XML Interchange Format) and imported into the Process Engine. The Process Engine performs the steps that are initiated from the webshop or the point of sale environments.

All information about inputs, outputs and lead times of the individual steps in the integration process are held and recorded. These can be viewed and analyzed with the live monitor.

Example customer interaction with webshop

When a customer uses a web browser (desktop, tablet or mobile) or accesses the webshop via an app on the smartphone all activities for searching, viewing and ordering products are coordinated by the process in the Process Engine. View the interaction between all components when ordering a product in the webshop:

YOUTUBE: WEBSHOP process-driven animation

Example returning products via physical shop

When customers return products in a physical shop the same process in the Process Engine is called for taking the goods back in stock, correcting accounts receivable and the customer loyalty program.

YOUTUBE: POS process-driven animation

Realization

The basis for realizing this are process-driven and model-based integration solutions with a small server and memory footprint. Solutions which do not need a fast processor and extreme internal memory. This calls for solutions that do not need a Web server (Apache Tomcat, JBoss, etc.) but run directly as a virtual machine on operating systems and are continuously operational without interruption.

A little spider in the network of applications a company uses which ensures that everything is and remains constantly connected. When a connection goes down buffers the data, continues to support the work of other applications, and waits for the line to become operational again to transmit the preserved data.

The number of process-driven and model-based integration solutions with a small server and memory footprint is limited.

On request I can tell you more about it.

Tags: BPMN, Process Modeling, Retail

Lees meer!

Integratie onmisbaar voor online retailers

Online retailers hebben baat bij het benaderen van integratie als een proces waarbij koppelingen tussen systemen en partners als services worden ingericht.

Zoals alle ondernemers krijgen online retailers te maken met veranderingen in hun omgeving. Veranderingen die worden gestimuleerd door interne en externe krachten waaraan een bedrijf onderhevig is.

Externe krachten kunnen bedreigende vormen aannemen waarop bedrijven direct moeten kunnen inspelen. Overheden die bedrijven nieuwe wetten en regels voorschrijven. Concurrenten die nieuwe producten en diensten in de markt zetten. Leveranciers die hogere eisen stellen aan het verkrijgen van producten. Logistieke dienstverleners die continue streven naar een optimale bezettingsgraad en maximale flexibiliteit. Klanten die meer controle willen hebben over het bestel- en leveringsproces.

Als ondernemer wil je graag goed voorbereid zijn op wat de toekomst aan kansen en uitdagingen brengt. Dat vraagt om een wendbare en lenige organisatie die in staat is om processen en producten snel aan te passen.

Online retailers, bij uitstek, kunnen niet zonder flexibele informatiesystemen. Vaak zijn hun omgevingen samengesteld uit zelf ontwikkelde oplossingen gecombineerd met applicaties van derden. Ze ondervinden de meeste problemen met integratie van al deze systemen en kunnen daardoor moeilijk anticiperen op verzoeken van buitenaf.

Integratie is het fundament van een succesvolle online Retail-omgeving. Het verbindt alle componenten met elkaar en zorgt dat het geheel naadloos samenwerkt met betrokken partijen, klanten, leveranciers, banken en vervoerders.

Bekijk de animatie-video's klantinteractie met webshop en retourneren van producten via fysieke shop onderaan.

Wanneer retailers beschikken over integratieoplossingen waarmee proces-gedreven en modelgebaseerd de koppelingen met systemen en partners ingericht, opgevolgd en onderhouden kunnen worden, is het mogelijk om flexibel en snel in te spelen op veranderingen. Het integratie-procesmodel geeft onmiddellijk inzicht in waar aanpassingen in de keten mogelijk zijn. De standaard aanwezige koppelingen van volwassen integratieoplossingen maken het mogelijk om zonder programmeren (coderen) verbindingen te leggen met interne en externe applicaties of systemen.

PICTURE: process-driven-integration-engine.jpg

Online Retail-omgevingen vormen de spil in het web van klanten, leveranciers en vervoerders. Om aan al de wensen en eisen van binnenuit en van buitenaf te voldoen moeten verschillende systemen en partners met elkaar samenwerken:

- een productcatalogus die algemene gegevens, plaatjes, technische beschrijvingen en artikelnummers (nummers van fabrikanten of EAN-codes) bevat. Een catalogus die centraal wordt onderhouden door elektronisch productgegevens van leveranciers of uit product datapools in te lezen, of door leverancierscatalogi via Punch-Out (Ariba, nu SAP) of OCI RoundTrip (SAP) te ontsluiten.

- een voorraadbeheersysteem dat online maar eveneens vanuit een POS (Point Of Sale) systeem toegankelijk is zodat onafhankelijk van tijd, plaats, en kanaal de voorraadsituatie bekeken en onderhouden kan worden.

- een klant relatiemanagement systeem (CRM) waarmee klanten, interesses en aankopen worden geregistreerd en loyaliteitsprogramma's met klantenkaarten worden ondersteund.

- een orderregistratiesysteem waarin de klantorders worden vastgelegd welke als basis dienen voor het genereren van de factuur.

- een betalingsomgeving waarlangs verbindingen met diverse betaalsystemen tot stand gebracht kunnen worden.

- een factureringsomgeving waarin de factuur voor de klant wordt gecreëerd.

- een shipment-systeem waarmee de aansturing van vervoerders en externe magazijnen worden aangestuurd via elektronische berichten.

Inrichten van het integratieproces

Met het modeling tool wordt de procesflow tussen alle applicaties, de webshop of point of sale omgevingen en de externe partners gemodelleerd. Deze processen worden op een beschrijvend niveau (strategisch - welke stappen worden doorlopen) in BPMN2 naar een gedetailleerd niveau (operationeel - welke gegevens worden uitgewisseld met welke systemen en partners) tot een uitvoerbaar niveau (executable - hoe worden services, koppelingen en gegevens aangeroepen en uitgevoerd) in UML gemodelleerd.

De executable UML modellen worden ontdaan van alle ballast en als XMI (XML Interchange Format) geëxporteerd naar en geïmporteerd in de Process Engine. De Process Engine voert de stappen uit die worden geïnitieerd vanuit de webshop of de point of sale omgevingen.

Alle gegevens over inputs, outputs en doorlooptijden van de individuele stappen in het integratieproces worden vastgehouden en vastgelegd. Deze kunnen met de live monitor worden bekeken en geanalyseerd.

Voorbeeld klantinteractie met webshop

Wanneer een klant via een web browser (desktop, tablet of mobile) of via een app op de smartphone de webshop benadert worden alle activiteiten voor het zoeken, bekijken en bestellen van producten gecoördineerd door het proces in de Process Engine. Bekijk hoe de interactie tusssen alle componenten verloopt bij het bestellen van een product via de webshop:

YOUTUBE: WEBSHOP process-driven animation

Voorbeeld retourneren van producten via fysieke shop

Wanneer klanten producten terugbrengen in een fysiek shop dan wordt hetzelfde proces in de Process Engine aangeroepen voor het op voorraad nemen, het corrigeren van accounts receivable en van het klant loyaliteitsprogramma.

YOUTUBE: POS process-driven animation

Realisatie

De basis om dit alles te realiseren zijn proces-gedreven en modelgebaseerde integratieoplossingen met een small server en memory footprint . Oplossingen die geen snelle processor en veel intern geheugen nodig hebben. Dit vraagt om oplossingen die geen webserver (Apache Tomcat, JBoss, e.a.) nodig hebben maar als een virtuele machine draaien op operating systemen en continue zonder onderbrekingen operationeel zijn.

Een spinnetje in het netwerk van applicaties waar een bedrijf gebruik van maakt en ervoor zorgt dat alles met elkaar verbonden is en blijft. En als de verbinding met een applicatie verbreekt, de gegevens vasthoudt (geen verlies aan informatie), de werkzaamheden van de andere applicaties blijft ondersteunen, en wacht tot het lijntje weer operationeel is om de opgespaarde gegevens door te geven.

Het aantal proces-gedreven en modelgebaseerde integratieoplossingen met een small server en memory footprint is beperkt.

Op verzoek kan ik u meer vertellen over deze oplossingen.

Tags: BPMN, Process Modeling, Retail

Lees meer!