Waarom zien bedrijven de kansen niet? Zijn ze te druk met andere dingen! Of zijn ze blind voor de blinde vlekken!
Zijn uw bedrijfsprocessen goed georganiseerd of is er nog ruimte voor verbetering. Verwerven van inzicht geeft elk bedrijf meer grip en kansen om te groeien. Een welkom geschenk waarvoor men weinig hoeft te doen en zomaar voor het grijpen ligt. Bedrijfsprocessen in kaart brengen, documenteren, delen en bespreken met elkaar - MEER NIET.
Staat het in kaart brengen van processen ook in uw bedrijf niet hoog op de agenda?
Ziet u net als zoveel andere verantwoordelijken en uitvoerenden de kansen en mogelijkheden niet?
Kijk dan eens om u heen, kijk naar die processen waarvan u al jaren denkt dat deze optimaal zijn georganiseerd: welke gegevens worden in elke activiteit gevraagd of gegenereerd, waar komen deze gegevens vandaan en waarvoor worden deze gebruikt, wie bezit deze gegevens en wat als ze niet aanwezig zijn, kunnen activiteiten zonder deze gegevens, waar en hoe worden deze gegevens vastgelegd, hoe delen we deze met belanghebbenden (medewerkers, klanten, leveranciers, derden, ...) , ...
Duidelijk?
Bedrijfsprocessen gaan over meer dan handelingen / activiteiten en mensen. Het is de combinatie van stappen en volgorde (control flow), gegevens (data) en mensen/middelen (resources/information systems/partners in crime).
Heeft u deze combinatie meegenomen wanneer u naar uw processen keek! Heeft u ook gezien dat sommige processen gegevens vragen die in meer informatiesystemen (of nergens - alleen in onze hoofden) liggen opgeslagen en daar weer verrijkt moeten worden? Heeft u gezien wie allemaal die gegevens wil bewerken en/of raadplegen? Heeft u gezien wat fout kan gaan (of reeds gaat) wanneer deze gegevens - op het moment dat ze informatie wordt - niet beschikbaar zijn of onvolledig / onjuist zijn?
Hoe komt dat zo? Iedereen zal met de vinger wijzen naar het bedrijfsproces - dat zijn de stappen die moeten worden doorlopen om input om te zetten in output. Let wel output is waar het over gaat wanneer we hebben over "welke processen voegen waarde toe voor de klant?".
Twee eenvoudige stappen (ja, ook dit is een proces) helpen reeds om uw "business values" (bedrijfswaarden en bedrijfsbelangen) te verbeteren zonder dat uw bedrijfsprocessen op de schop moeten. Deze stappen hebben alles te maken met het verkrijgen van inzicht in deze bedrijfsprocessen en hoe deze bijdragen tot de realisatie van uw bedrijfsdoelstellingen en de verwachtingen van uw klanten.
Process Discovery - Ontdekken van processen
● Awareness leads to Improved Efficiency
waarom! Elk bedrijfsproces (in scope) wordt onderzocht en gemodelleerd (AS-IS) waardoor onmiddellijk verspillingen - overbodig werk, poor hand-overs - zichtbaar worden.
● Awareness leads to Accelerated Effectiveness
waarom! AS-IS procesmodellen onthullen de relaties tussen gegevens, mensen of systemen, en gebeurtenissen of activiteiten waardoor onmiddellijk mogelijkheden ontstaan voor het nemen van betere besluiten en het sneller afhandelen van uitzonderingen.
● Awareness leads to Improved Agility
waarom! AS-IS procesmodellen onthullen alle bestaande en aan elkaar gerelateerde processen waardoor beslisnemers en uitvoerenden het beste bestaande proces kunnen vinden voor de uit te voeren taak.
Process Analysis - Doorgronden van processen
● Insight leads to Improved Efficiency
waarom! Verkennen en doorgronden van processen onthult de werkelijke pijnpunten en presenteert benaderingen voor het oplossen van de knelpunten.
● Insight leads to Accelerated Effectiveness
waarom! Bespreken van de problemen en zwakke punten onthult hoe werk anders gedaan kan worden door andere mensen met gebruik van de juiste gegevens en op het juiste moment.
Als ik een advies mag geven - niet dat ik het beter doe, kijkende naar mijn situatie - maar toch "Neem eens afstand van hoe dingen al jaren lopen en kijk eens of het anders kan. Ga desnoods op bezoek bij collega bedrijven of sluit u aan bij de vereniging van bedrijven in uw regio. Blijf vooral niet hardnekkig vasthouden aan het bestaande, maar geef vernieuwing een kans."
Kijk ook eens naar mijn presentatie: "Business Process Modeling and Automation - Food for Thoughts".
Tags: BPM, BPMN, DMN, Process Modeling