CIONET bracht op 15 Juni 2022 verschillende leiders van internationale bedrijven bij elkaar om over de toekomst van ERP te brainstormen. Het thema van de anderhalf uur durende conferentie, gesponserd door Red Hat en moderated door Hendrik Deckers (Founder & MD CIONET), was: "The Future of ERP is Open, where are you going with your SAP?".
Een uitgelezen panel van internationale digitale leiders maakte hun opwachting:
❇ Manish Gupta | Vice President - Global Enterprise Platforms (Unilever)
❇ Stefan Domsch | Chief Information Officer (TUV SUD)
❇ Breno Gentil | Senior Director Digital & Technology Europe (The HEINEKEN Company)
❇ Marco van Kempen | Director IT Center (AkzoNobel)
❇ Gunnar Hellekson | Vice President & General Manager (Red Hat)
Hoewel de focus van de conferentie lag op waar bedrijven met hun SAP omgeving naartoe willen, gelden de bevindingen voor een grotere groep van bedrijven. Ook middelgrote bedrijven hebben last van verstoringen en gebrek aan inzicht in de Supply Chain, sterke prijsstijgingen van grondstoffen en onderdelen, en de war-on-talent.
Niettemin verschillen de wensen en eisen, de uitdagingen en problemen van deze large corporates toch sterk van middelgrote bedrijven. Het zijn allemaal bedrijven met meerdere ERP oplossingen, hetzij van SAP, hetzij van andere makelij met daaromheen honderden verschillende bedrijfsapplicaties.
Tijdens het voorstelrondje kwam naar boven dat elk van de panel-leden op zijn eigen manier met de door Red Hat geïdentificeerde onderwerpen omgaat:
De uitdaging voor de sponsor Red Hat zit dan weer in het aanbieden van Enterprise operating systemen, het managen van het tempo van innovatie, het grip houden op on-premise en Cloudproviders, en het zicht houden op al de verschillende Cloud-verbruiksmodellen die bedrijven aangeboden krijgen.
Het ERP platform is de digitale core waar alles omheen draait.
Het voorstelrondje bracht een aantal gemeenschappelijke gezichtspunten naar boven:
❄ Never touch a running system
Verandering leidt bij verantwoordelijken tot onzekerheid en weerstand. Dat merk je vooral bij bedrijven met meerdere juridische entiteiten, (Stefan Domsch) financiële managers zijn huiverig wanneer gesproken wordt over consolidatie, standaardisatie en harmonisatie. De wijdverbreide overtuiging "raak nooit een goed werkend systeem aan" speelt dan op en kreten als "val ons niet lastig" vallen uit de lucht.
Het is belangrijk om met alle betrokkenen een duidelijke visie en strategie te ontwikkelen op de koers die je als bedrijf wil varen. Digitalisering verweeft steeds meer met het zakendoen van bedrijven. Afstemmen van de visie en strategie, beide kanten uit, is noodzakelijk. Zo is het heel verstandig om digitale leiders bij voorgenomen acquisities te betrekken.
❄ It is not only the ERP system but the whole ecosystem built around ERP
Mensen denken vaak dat large corporates zich volledig overgeven aan SAP, maar niets is minder waar. In werkelijkheid zijn er zoveel meer oplossingen van verschillende leveranciers in gebruik, dat we niet langer praten over een ERP platform maar over een Business Ecosystem.
Ook al kies je als bedrijf voor een ERP mega-suite, wil dat niet zeggen dat alle functionaliteiten daarvandaan moeten komen. Het blijft wikken en wegen wat de beste keuze(s) voor uw bedrijf als geheel zal zijn.
❄ Why not rushing into the Cloud?
Deze large corporates willen zich niet volledig overleveren aan het subscription model van Cloud-aanbieders. Een multi-cloud / hybride strategie is voor velen onder hen de meest voor de hand liggende strategie.
❄ Financial system on top of all ERP
Finance is duidelijk een domeingebied waar al de bedrijven nadenken over het centraliseren van financiële systemen zoals Treasurey Management, Credit Management, Financial Reporting, en andere.
Let op middelgrote bedrijven: laat Finance niet de flexibiliteit, wendbaarheid en robuustheid van de andere domeingebieden beperken.
❄ No one-size-fits-all-strategy
"Do not put all your eggs in the same basket". Sta differentiatie toe binnen de layer van niet core-bedrijfsapplicaties (Breno Gentil).
Sommige vestigingen / entiteiten hebben geen nood aan zware complexe oplossingen. De behoefte in het voorzien van vrijheid of autonomie is bij alle large corporates in zekere mate aanwezig. De wijze waarop verschilt, van het geven van vrijheid om te innoveren op lokaal niveau, tot de vrije keuze van surrounding Business applicaties.
We mogen niet lichtvaardig over Business applicaties heen stappen. Ieder bedrijf kent wel een aantal Business applicaties maar bij deze corporates ligt het aantal beduidend hoger: ergens tussen de 800 en 3000 applicaties.
Het ERP platform is de digitale core waar al deze Business applicaties omheen draaien.
Gegevens kunnen goed of slechts zijn door Completeness, Accuracy, Relevance en Timeliness
Een aantal interessante standpunten kwamen in de tweede helft van de conferentie naar boven:
🚩 Standaardisatie en harmonisatie verlagen de time-to-value van projecten
De tijd om projecten op tijd, binnen budget en succesvol af te ronden neemt toe met de complexiteit van het applicatielandschap. Er is veel meer tijd en geld nodig om zoiets simpels als een eCommerce oplossing te integreren in een divers ongestandaardiseerd applicatielandschap.
Standaardisatie en harmonisatie van processen- en informatiestromen, en applicaties verlagen de complexiteit en verhogen de wendbaarheid.
🚩de Body Mass Index en/of fitness van het applicatielandschap (Manish Gupta)
Hoeveel applicaties heeft een bedrijf in-huis en hoe brengen we die complexiteit terug naar een behapbaar aantal. Hoe zorgen we dat applicaties niet te zwaar worden of blijven, en welke complexiteit is wel vereist en welke niet.
Managers van middelgrote bedrijven vragen mij regelmatig om een visie en strategie te ontwikkelen op de toekomst van digitalisering. Na gedegen onderzoek moet ik vaak bevestigen dat ze door de jaren heen een complex applicatie-, proces- en informatielandschap hebben opgebouwd. Een landschap waarmee de ambities van het bedrijf moeilijk te realiseren valt. Wat complexiteit betreft - aantal applicaties on-prem, public / private Cloud, of SAAS - doen veel middelgrote bedrijven niet onder voor de large corporates, daarentegen laat de structuur van het Business IT- team en het management van projecten flink te wensen over.
De bedrijven van de panel-leden zijn echter van een totaal andere orde: van 4 (Unilever) tot 45 (Heineken) ERP's met daaromheen diverse bedrijfsapplicaties van SalesForce tot PLM oplossingen.
De Body Mass Index of fitness monitor helpt het management, de leiders van deze bedrijven, om grip te krijgen op het uitdijend applicatielandschap. Het doel is om te komen tot een landschap met minder en lichtere applicaties waarbij de specifieke kenmerken van de organisatie prevaleren.
"Rationaliseren van je applicatielandschap" is waar ik, na het terugkoppelen van mijn bevindingen, met managers over in gesprek ga, gebruik de juiste applicaties voor het juiste procesdoel, en dring het aantal applicaties terug door te consolideren of te elimineren.
Nogmaals, de landschappen van deze large corporates zijn niet vergelijkbaar met die van de middelgrote bedrijven waar ik over praat, maar een BMI-aanpak is ook bij deze laatste wel degelijk aangeraden.
🚩 de Commonality Index (Manish Gupta)
Hoeveel gemeenschappelijkheid delen al die verschillende applicaties, of anders geformuleerd: hoe uniek zijn deze applicaties en de processen die zij ondersteunen? De commonality index geeft inzicht in hoe het landschap, de organisatie lichter gemaakt kan worden, zodat deze sneller vooruit kan komen en de totale technologieschuld vermindert.
Het verlichten van het applicatielandschap begint met het reduceren van complexiteit door het wegnemen van applicaties met dezelfde of overlappende functionaliteiten.
🚩 Het Enterprise Data Model
In al de verschillende ERP oplossingen en andere Business applicaties zitten gegevens van leveranciers, klanten, artikelen, betalings- en leveringscondities. Gegevens die over een periode van vele jaren in die systemen terecht zijn gekomen zonder dat er nagedacht is over enige vorm van harmonisatie en standaardisatie. U kunt zich voorstellen welke gigantische klus harmonisatie van deze gegevens over al die omgevingen met zich mee brengt.
Bij Philips kenden we in de jaren '90 twee belangrijke concepten: de FUNctional LOCation (FUNLOC) en het 12-cijferig artikelnummer (12NC). Wereldwijd identificeerde elke FUNLOC en elk 12NC uniek een object, enerzijds een adres en anderszijds een artikel. Deze codes en nummers werden centraal uitgegeven en onderhouden in een omgeving waar alle Philips organisaties (wereldwijd) toegang toe hadden. Zie referenties: "Ketenintegratie, leuker en uitdagender kan werken niet zijn!"
Technisch is het mogelijk om een centrale omgeving voor master data management op te tuigen, maar het gaat niet vanzelf.
Een Enterprise Data Model biedt context en consistentie voor alle data- assets van de organisatie en vereist een governance structuur met proces- en werkafspraken, en verantwoordelijken.
Nog niet zo lang geleden heb ik onderzoek gedaan naar de mogelijkheden geboden door het Open Data Initiative (ODI) van Microsoft, SAP en Adobe.
[Microsoft] “The Open Data Initiative provides a platform for a single, comprehensive view of your data, bringing together and enriching data from all your lines of business, across all your systems to deliver real-time intelligence back into your applications and services.”
Ga je een Enterprise Data Model opzetten kijk dan naar het Common Data Model (CDM) van het Open Data Initiative. Het Common Data Model bevat, naast het metadatasysteem, een set gestandaardiseerde, uitbreidbare dataschema's die Microsoft en haar partners hebben gepubliceerd. Deze verzameling schema's omvat entiteiten , attributen , semantische metadata en relaties.
Heb je geen zin om een Enterprise Data Model en bijbehorende database op te zetten, dan biedt Microsoft nog een andere optie: Microsoft Purview, een data compliance- en governance-tool.
Microsoft timmert met Purview sinds vorig jaar aan de weg in de wereld van data governance.
Er zijn echter oplossingen die al wat langer voet aan de grond hebben, zoals Collibra Cloud en Atlan. Atlan kent, volgens haar website, Unilever al een tijdje als één van haar klanten.
"Data governance is a set of policies, processes, and standards to collect, manage, and store data for better decision-making. It helps organizations ensure the relevance, integrity, availability, security, and usability of their data. Data governance defines how your organization uses data" [Atlan, What Is Data Governance: Definition, Importance, and Components]
Zie referenties: "Microsoft Purview Data Governance" en "Collibra, The Data Intelligence Cloud" en "Atlan, Data governance should be about clarity, not just control".
Middelgrote bedrijven moeten zich wel de volgende vragen stellen: waarom willen we data management zo zwaar optuigen, is zo'n benadering werkelijk nodig, is het niet overkill en leidt het niet af van de werkelijke uitdagingen waar we mee worstelen - zoals grip krijgen op ketenprocessen, wegnemen van pijnpunten bij werknemers en vergroten van de beleving van klanten.
Er zijn vier redenen waarom gegevens goed of slecht kunnen zijn (Manish Gupta) - Completeness, Accuracy, Relevance en Timeliness (CART). Slechte gegevens hebben impact op de kwaliteit van de output van bedrijven en afdelingen.
🚩Transitie naar de Cloud legt duplicatie van gegevens bloot
Er zit een grote afstand tussen de gebruiker / verbruiker van data en de bron(nen) van data. De gang naar de Cloud zal duplicatie van gegevens bloot leggen, immers voor elk gegeven in de Cloud moet betaald worden.
Het verdienmodel van bedrijven zoals Microsoft is nu eenmaal de opslag en verplaatsing van data in de Cloud. De uitdaging voor middelgrote bedrijven is om inzicht te krijgen in het kostenmodel van die opslag en verplaatsing van gegevens.
Bedrijven moeten zich hier niet door laten afschrikken, de voordelen van de Cloud overtreffen die van de uitdagingen. (Manish Gupta) Wat je krijgt op het gebied van beveiliging en schaalbaarheid kent zijn gelijke niet on-premise.
🚩 Organisaties zien Cloud nog steeds als een datacenter buiten hun omgeving en niets is verder weg van de waarheid
Echter bedrijven moeten Cloud niet langer zien als een datacenter dat zich buiten hun omgeving bevindt. Cloud gaat over veel meer dan gegevensopslag, het is niet alleen ergens een applicatie hosten, het gaat over een andere manier van werken, het gaat over het naar binnen brengen van wendbaarheid, van responsiveness, het vereenvoudigen van integratie.
🚩 Monitorability is the key for Cloud
Het is belangrijk om een goed begrip te hebben van elke afzonderlijk hefboom - vast en variabel - die zorgt dat je kosten in de Cloud op en neer gaan en van de onderlinge relaties tussen deze hefbomen. Monitorability gaat over inzicht in het kostenmodel, weten aan welke knoppen je draaien je kunt om kosten beheersbaar te houden.
Maar waar maken we ons eigenlijk druk om de Cloud brengt ons veel meer (Manish Gupta):
(Breno Gentil) De reis naar de Cloud is onvermijdelijk maar we moeten ook een bepaald niveau van concurrentievermogen behouden. Vandaar een multi-cloud benadering. Eveneens belangrijk is "hoe je dingen in de Cloud zet". De Hotel California metafoor dringt zich op "You can check in at any time, but you can never leave". De kosten van het verlaten van een Cloud-provider kunnen hoog uitvallen als je gebruik maakt van heel specifieke Cloud services. Het is makkelijk en uitnodigend om aan boord te komen, maar moeilijk om er weer af te komen.
(Marco van Kempen) Heel veel hangt natuurlijk vanaf hoe je het wil organiseren. Akzo Nobel legt de focus op het behouden en ontwikkelen van proces- en integratiekennis.
(Stefan Domsch) Balanceer je Cloud strategie, kijk naar de total cost of ownership, dat is de sleutel voor de Cloud. Bovendien zijn sommige Cloud services niet eens on-premise beschikbaar. SalesForce CRM kun je alleen afnemen als een (multi-tenant) public Cloud, hoe graag je het misschien anders zou willen.
Hybride omgevingen bestaande uit data centers, public clouds, private clouds zijn de toekomst en elk bedrijf moet daarin zijn eigen weg vinden.
Afsluitend
(Gunnar Hellekson) De Business Ecosystem benadering springt er bij alle aanwezigen uit en daarbinnen worden verschillende keuzes gemaakt door elk bedrijf. Elk van de bedrijven komt, vanuit verschillende invalshoeken, tot hetzelfde wereldbeeld, ook al zijn individueel verschillende keuzes gemaakt.
Referenties
✅ Ketenintegratie, leuker en uitdagender kan werken niet zijn! (3 juli 2020)
✅ Open Data Initiative (ODI) van Microsoft, SAP en Adobe
✅ Microsoft Purview Data Governance
✅ Collibra, The Data Intelligence Cloud
✅ Atlan, What Is Data Governance: Definition, Importance, and Components
Tags: ERP, Digital Leadership