Een interessante uitdaging waar bedrijven die internationaal handel drijven mee te maken krijgen is dat aan sommige landen bepaalde producten of producten met een bepaalde oorsprong niet mogen worden geleverd op straffe van hoge boetes.
In mijn vergelijkingsonderzoek van Cloud ERP-oplossingen blijken er weinig oplossingen te zijn die de processen binnen bedrijven daarbij ondersteunen.
Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor registratie en verwerking van orders hebben daar een flinke kluif aan. Vooral wanneer een bedrijf goederen levert aan landen die onder een embargo vallen of een bedrijf goederen produceert of verhandelt die zowel voor civiele als militaire doeleinden gebruikt kunnen worden.
Nu steeds meer bedrijven de registratie van orders naar de voorkant hebben verplaatst waar klanten bestellingen registreren in een webshop of order management systemen is de behoefte naar ondersteuning des te meer gewenst.
We willen klanten al tijdens registratie van orderregels voor goederen die als strategisch zijn gekenmerkt waarschuwen of helemaal niet toestaan om deze op te voeren in orders.
Strategische goederen, een korte toelichting
Bedrijven die internationaal handel drijven moeten rekening houden met spelregels rondom producten, diensten en/of technologieën die zowel voor civiele als militaire doeleinden kunnen worden gebruikt of onderhevig zijn aan invoer- en uitvoerbeperkingen.
Strategische goederen kennen een heel scala aan internationale verdragen die moeten worden nageleefd.
Zo baseert de Nederlandse Overheid, zoals de andere leden van de Europese Unie, haar wetten en beleid voor export-controle op Europese en internationale afspraken.
[Zie referenties: Wetten, verdragen en internationale afspraken export militaire- en dual-use (tweeërlei gebruik) goederen]
Strategische goederen worden onderverdeeld in:
Binnen de Europese Unie geldt een vergunningplicht voor de uitvoer van strategische goederen en diensten. Is het risico op misbruik te groot, dan wordt de vergunningaanvraag afgewezen.
De afspraken hierover zijn in de Europese Unie geregeld in wetgeving, de EU Dual-Use-verordening.
[Zie referenties: Regulation (EU) 2021/821 - 32021R0821 (20 May 2021)]
Multi-laterale Export Control Regimes
In Internationale Export Controle Regimes maken landen afspraken over hoe zij omgaan met de import, export en doorvoer van bepaalde strategische goederen.
De vijf voornaamste Multi-laterale Export Controle Regimes zijn:
Deze regimes stellen lijsten op met goederen die onder export controle vallen.
De verschillende lijsten worden geheel overgenomen in de bijlage van de Europese Unie Dual-Use verordening (List of dual-use items in Annexes I en IV).
Nederland vertaalt besluiten die in de regimes genomen worden naar nationale wet- en regelgeving.
Export Vergunningen
In het douanegebied van de Europese Unie zijn een vijftal export vergunningen van toepassing:
Exporterende bedrijven en exporteurs die een vergunning aanvragen zijn verplicht om:
Voor bedrijven brengt het aanvragen en vooral het naleven van verleende vergunningen een behoorlijke administratieve rompslomp met zich mee. Het vergt bovendien aandacht van de hele organisatie om ervoor te zorgen dat regels niet overtreden worden.
Het is niet verwonderlijk dat grote organisaties hiervoor specifiek mensen in dienst nemen.
Overtreding van regels heeft namelijk verregaande gevolgen. Naast het feit dat beslag gelegd wordt op goederen wordt overtreding gezien als een economisch delict waar serieuze straffen (hoge geldstraffen en zelfs gevangenisstraffen) op staan.
Wellicht belangrijker is het risico op reputatieschade voor uw bedrijf. Handelen zonder vergunningen of met gesanctioneerde landen wordt vaak breed uitgemeten in de media met alle commerciële gevolgen van dien. Het Openbaar Ministerie kiest steeds vaker voor ‘naming & shaming’.
Lekker toch maar dat kun je simpel voorkomen.
Bedrijven vergewissen zich bij voorkeur permanent dat ze voldoen aan de gestelde eisen, compliance moet meer zijn dan het voldoen aan regels, het moet een onderdeel zijn/worden van de bedrijfsethiek en verantwoordelijkheden dienen duidelijk belegd te zijn. Zo zou op het naleven van procedures met regelmaat een interne controle/audit moeten worden uitgevoerd.
Toen ik in het verre verleden verantwoordelijk was voor 'douane-gerelateerde zaken' zorgde het uitvoeren van interne controles tevens voor het vergroten van awareness in de organisatie.
Het is pas echt mooi wanneer ERP oplossingen je helpen met het naleven van regels, of tenminste over voorzieningen beschikken die je daarbij kunnen helpen.Cloud ERP Oplossingen komen bedrijven tegemoet, maar wat hebben we minimaal nodig?
Ondanks dat Export Controle niet nieuw is zijn er weinig ERP oplossingen die bedrijven hierin tegemoet komen.
Ik zat zojuist te kijken naar een document dat ik eind 1997 schreef en waarin ik de uitbreidingen voor Export Controle beschreef die gerealiseerd moesten worden bovenop de al aanwezige voorzieningen.
Het belangrijkste is dat bedrijven met een geldigheidsdatum kunnen vastleggen, voor welke:
Daarnaast moeten controles zijn ingebakken die met bovenstaande rekening houden tijdens het vastleggen van orders / orderregels, het genereren van picklijsten en het bevestigen van shipments en zo nodig de voortgang in het systeem blokkeren.
In de basis is er niet meer functionaliteit nodig om organisaties en medewerkers te faciliteren bij het naleven van exportregels.
Niet zo moeilijk toch!
Wie zijn dan die leveranciers van Cloud ERP oplossingen die ondersteuning bieden?
In deel twee ga ik dieper in op welke leveranciers van Cloud ERP oplossingen Export Controle ondersteunen en op welke wijze ze dat doen.
Referenties