Een interessante uitdaging waar bedrijven die internationaal handel drijven mee te maken krijgen is dat aan sommige landen bepaalde producten of producten met een bepaalde oorsprong niet mogen worden geleverd op straffe van hoge boetes.
In mijn vergelijkingsonderzoek van Cloud ERP-oplossingen blijken er weinig oplossingen te zijn die de processen binnen bedrijven daarbij ondersteunen.
Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor registratie en verwerking van orders hebben daar een flinke kluif aan. Vooral wanneer een bedrijf goederen levert aan landen die onder een embargo vallen of een bedrijf goederen produceert of verhandelt die zowel voor civiele als militaire doeleinden gebruikt kunnen worden.
Nu steeds meer bedrijven de registratie van orders naar de voorkant hebben verplaatst waar klanten bestellingen registreren in een webshop of order management systemen is de behoefte naar ondersteuning des te meer gewenst. We willen klanten al tijdens registratie van orderregels voor goederen die als strategisch zijn gekenmerkt waarschuwen of helemaal niet toestaan om deze op te voeren in orders.
In deel één van deze tweedelige artikelreeks leg ik kort en bondig uit waarover Export Controle gaat.
Strategische Goederen, Multi-laterale Export Control Regimes, Export Vergunningen komen in dit artikel aan bod.
Ik geef op basis van mijn jarenlange ervaring met het onderwerp een beschrijving van de ondersteuning die ERP oplossingen minmaal zouden moeten bieden om de werkzaamheden van medewerkers die voortdurend met export-gerelateerde zaken te maken hebben te vereenvoudigen.
In deel twee ga ik dieper in op welke leveranciers van Cloud ERP oplossingen Export Controle ondersteunen en op welke wijze ze dat doen.
Wie zijn dan die leveranciers van Cloud ERP oplossingen die ondersteuning bieden?
Laten we beginnen met de oplossing waarover ik eerder schreef:
QAD Adaptive ERP - Regulatory Attributes (Controlled Substances) en Global Trade Compliance Management
QAD Adaptive ERP is één van die ERP-oplossingen die al sinds 1996 voorziet in functionaliteit om organisaties te ondersteunen in het vastleggen en naleven van export controle regels.
De module Regulatory Attributes biedt met Controlled Substances verregaande functionaliteit voor:
Dat kan de codering zijn die gebruikt wordt in de lijst van dual-use goederen van de Europese Unie (Annexes I en IV) of de Export Control Classification Numbers zoals uitgegeven door het Amerikaanse Bureau of Industry and Security (BIS).
[Zie referenties: Export Control Classification Number (ECCN) - BIS]
De combinatie van deze vergunningen en controle nummers faciliteren organisaties bij het naleven van export controle regels.
Zo zullen strategisch-gevoelige producten, waarvoor geen vergunning is verleend / verkregen, niet geleverd kunnen worden aan landen of bestemmingen die onder een embargo vallen.
De oplossing biedt eveneens de mogelijkheid voor bedrijven die items laten produceren in verschillende landen zoals China of Turkije om te voorkomen dat items met oorsprong China aan Amerika worden geleverd.
QAD heeft echter niet stilgestaan.
De nieuwste Global Trade Compliance Management oplossing biedt veel meer mogelijkheden zoals Deemed Exports en Automated Export Management.
[Zie referenties: Compliance with Deemed Export Regulations]
Voor een volledige beschrijving van de Controlled Substances functionaliteit:
[Zie referenties: QAD Adaptive ERP: Module Regulatory Attributes]
En laten we vooral de meest complete aanbieder niet vergeten:
SAP S/4HANA
Als ik naar SAP S/4HANA kijk in relatie tot het onderwerp van dit artikel dan denk ik aan een plaatje uit het artikel over Trade Compliance op de SAP Community Blog pagina - "The Where, the Who, the What, and the Why of Trade Compliance and How Different SAP Solutions Keep Your Company Safe".
Ik zou haast durven zeggen 'do I need to say more'.
Ik kan een hele beschrijving geven van de functionaliteiten aanwezig in SAP S/4HANA maar aangezien ik zelf een aantal jaren met SAP heb gewerkt weet ik dat je nergens betere voorzieningen kunnen vinden.
Ontdek deze zelf tijdens de korte training "Managing Product-Related Export Control".
Voor een volledige beschrijving van de International Trade Compliance functionaliteit van SAP S/4HANA:
Zie referenties: SAP S/4HANA: International Trade Compliance]
Dan zijn we toegekomen aan de nieuwkomer, bij wie dual-use en advanced export controle, nog maar recent beschikbaar is:
D365 Finance and Supply Chain Management
Microsoft timmert met D365 Finance and Supply Chain Management nog niet zo lang aan de weg. Na de overname van Damgaard / Navision in 2002 was de grote vraag wat gaat Microsoft met beide oplossingen doen.
Een worsteling die tot en met 2015 heeft geduurd. Pas omstreeks 2018 kwam de echte verandering - het jaar van de Cloud was aangebroken.
Vandaag kent D365 Finance and Supply Chain Management twee mogelijkheden voor ondersteuning van Export Control:
Dual-use goods
De functionaliteit voor producten met tweeërlei gebruik (dual-use goods) helpt bedrijven bij het volgen van strategische producten en het valideren of aan alle regels zijn voldaan wanneer deze producten worden verkocht of verscheept.
[Zie referenties: D365 Supply Chain Management: Dual-use goods]
Zo kunnen bedrijven:
Tijdens het registreren van orders wordt hier op gecontroleerd.
Verder is functionaliteit aanwezig om vergunningen die zijn verkregen vast te leggen voor elk product, land/regio, geldigheidsdatums en certificaatnummer.
Er is eveneens een optie om op te geven waar deze informatie moet worden afgedrukt. De gegevens kunnen bijvoorbeeld worden afgedrukt op de factuur, de pakbon en/of de verkooporder.
Kortom: het lijkt als twee druppels water op 'Controlled Substances', well done.
Advanced Export Control
Microsoft heeft, net als QAD, een uitgebreidere versie voor ondersteuning van bedrijven ontwikkeld en recent vrijgegeven.
Advanced Export Control is afgelopen september 2023 gelanceerd en zowel voor nieuwe als bestaande gebruikers direct beschikbaar. Voor bestaande gebruikers zonder extra kosten, zit inbegrepen in de Dynamics licentie.
Let op: Advanced Export Control is geen D365 Finance of Supply Chain functionaliteit maar een Dataverse App.
Bedrijven moeten er rekening mee dat deze App wel opslagcapaciteit verbruikt. Data-upload / download en opslag zijn het nieuwe goud in de wereld van Cloud.
De oplossing is wel volledig geïntegreerd met 'Finance and Supply Chain Management' zoals tijdens de demo gedurende de TechTalk presentatie van afgelopen 18 september wordt aangetoond.
Een aandachtspunt voor bedrijven die reeds de dual-use functionaliteit gebruiken is dat deze nieuwe Advanced Export Control functionaliteit hiermee niet samenwerkt. De Advanced Export Control functionaliteit is uitgebreider, dekt meer scenario's af en kan met meerdere oplossingen geïntegreerd worden.
Advanced Export Control gaat organisaties en medewerkers ontlasten en zorgen dat export-regels worden nageleefd tijdens het confirmeren, picken, packen, verschepen en factureren van een verkooporder.
Waarschuwing: Microsoft levert en onderhoudt niet een library met actuele Export Control jurisdicties en regels, daar moeten bedrijven zelf voor zorgen.
De Advanced Export Control functionaliteit kent 5 bouwstenen:
[Zie referenties: D365 Supply Chain Management: Advanced export control overview]
Laat me deze snel even doorlopen:
Als een regel geconfigureerd is als een error, dat wil zeggen een 'red flag', er is ergens niet aan voldaan of goederen mogen niet geleverd worden, dan wordt elke activiteit die daarmee verband houdt geblokkeerd.
Voor jurisdicties, denk aan de hierboven genoemde Multi-Laterale Export Controle Regimes.
Maar rechtsgebieden hoeven hierop niet te zijn gebaseerd. Als ik het goed begrijp zouden we ook de items uit China die niet geleverd mogen worden aan Amerika hiermee kunnen ondervangen.
HS-codes, misschien beter bekend als 'commodity codes', lees even 'Commodity Codes Explained' van QAD eropna.
[Zie referenties: Import Management 101: Commodity Codes Explained]
Deze beperkingen kunnen hier worden vastgelegd:
In dit voorbeeld is een regel voor de US EAR-beperkingen gedefinieerd. Volgens deze regel staat het systeem niet toe dat een bestelling voor Angola wordt geregistreerd/verkocht wanneer de artikelen een ECCN hebben die valt in de categorie MT of NS . Als een gebruiker een bestelling probeert te bevestigen die een van deze artikelen bevat voor verzending naar Angola, ontvangt hij het volgende foutbericht: 'Actie geblokkeerd door US EAR-beperkingen.'
Uitzonderingen maken een actie mogelijk die anders door een beperking zou worden geblokkeerd. Veel voorkomende soorten uitzonderingen zijn onder meer algemene vrijstellingen en bedrijfsbeleid.
Maar goed toch zit hier een positieve kant aan, immers de wereld zit vol uitzonderingen, en neem van mij aan SALES wil altijd de grenzen van het onmogelijke opzoeken en dat moeten we dan weer op een nette manier zien te ondervangen.
Uitzonderingen kunnen het mogelijk maken dat toch geleverd wordt onder de conditie dat er een tekst en/of licentie op documenten worden afgedrukt.
De demo tijdens TechTalk, de moeite waard om te bekijken
Tijdens de demo laat Microsoft uitgebreid zien hoe de nieuwe Advanced Export Control functionaliteit werkt binnen D365 Finance and Supply Chain Management.
Een paar interessante waarnemingen van mijn kant:
Om een goed beeld te krijgen van hoe degelijk de oplossing in mekaar zit en hoe deze geïntegreerd is met Finance and Operations raadt ik aan de demo volledig te bekijken.
Toen ik de gebruikershandleiding las werd ik gelijk onrustig "the advanced export control solution lets you express these rules, even complex ones, by using formulas that are similar to the formulas in Microsoft Excel".
Maar ik kan jullie gerust stellen, tijdens de demo laat Microsoft zien hoe intuïtief het definiëren van PowerFX formules wordt ondersteund.
Microsoft is goed op weg om een toepassing neer te zetten die universeel bruikbaar is voor meerdere oplossingen, een sterk staaltje van Composability.
Trouwens dit is dubbel interessant want deze functionaliteit kan zomaar eens ook beschikbaar zijn of komen voor D365 Business Central gebruikers.
Referenties