Acumatica presenteert ERP implementatie proces

Acumactica hanteert een bewezen implementatieaanpak om succesvol ERP te implementeren

De meeste mensen vertelden ons dat het ongeveer negen maanden zou duren om live te gaan vanaf het moment dat je het proces startte. Het was geweldig. Binnen vijf maanden waren we live.

Het selecteren van ERP-systeemsoftware is een belangrijke beslissing die tijd en onderzoek kost.

Zodra u een selectie hebt gemaakt, kan het ERP-implementatieproces intimiderend zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn als u de stappen beschreven door consultants van Acumatica volgt [1].

Wat is een ERP-oplossing?

Een Enterprise Resource Planning (ERP)-oplossing is een centrale gegevensopslag die elke afdeling in een organisatie verbindt en toegang biedt tot alle bedrijfsinformatie, altijd en overal. Moderne ERP-oplossingen zijn ook krachtige, intelligente platforms die handmatige taken kunnen automatiseren, alle inventaris-, product-, productie-, distributie- en projectgerelateerde informatie kunnen consolideren en bedrijven kunnen voorbereiden op succes in de digitale economie. Maar voordat u kunt genieten van deze "enkele bron van waarheid", moet uw bedrijf het ERP-implementatieproces voltooien.

Wat is ERP-implementatie?

Een ERP-implementatie is het proces van het installeren van uw gekozen Enterprise Resource Planning (ERP)-software, het verplaatsen van uw bedrijfsgegevens naar het nieuwe systeem, het configureren van uw gebruikersinformatie en aangepaste processen en het trainen van uw werknemers om de software te gebruiken. Dat klinkt misschien als veel, maar deze componenten van een ERP-systeemimplementatie gebeuren niet allemaal tegelijk. Ze worden op een logisch progressieve manier uitgevoerd, gedurende de ERP-implementatielevenscyclus.

Wat is het ERP-implementatieproces?

Zoals bij elk groot project, moet u een ERP-implementatie stap voor stap uitvoeren. Hoewel de implementatie van een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem er voor elk bedrijf iets anders uitziet, bestaat elke ERP-implementatielevenscyclus uit acht standaardfasen, die allemaal cruciaal zijn voor het succes van het project. Het tijdsbestek voor het voltooien van deze fasen verschilt ook van bedrijf tot bedrijf en is afhankelijk van uw persoonlijke beslissingen over hoe snel u verder wilt gaan. Ter vergelijking: de meeste ERP-implementaties worden voltooid, van planning tot het hebben van een volledig operationeel systeem, in zes maanden tot een jaar.

Hieronder bespreken we in detail de fasen van de ERP-implementatielevenscyclus. Elke stap moet volledig zijn voltooid voordat u doorgaat naar de volgende. Dit zorgt ervoor dat alle onderdelen van het proces op stevige fundamenten zijn gebouwd.

Stap 1: Planning en organisatie — Deze stap, die begint voordat u zelfs maar het ERP-systeem hebt gekozen dat het beste bij uw bedrijfsvereisten past, heeft verschillende substappen.

U zult:

1. Leiderschap en IT-buy-in voor het project krijgen . Ondersteuning van uw directieteam en IT-afdeling is cruciaal omdat de rest van de organisatie naar hen kijkt voor leiderschap en beveiliging. Hier zijn enkele belangrijke stappen om leiderschapsondersteuning te krijgen:

✔ Leg uit waarom een moderne cloud-ERP-oplossing belangrijk is: De meeste leidinggevenden zijn zich tegenwoordig volledig bewust van de noodzaak van een digitale transformatiestrategie. Om concurrerend te blijven op de markt, moeten bedrijven belangrijke bedrijfsbeheerprocessen automatiseren om de efficiëntie, schaalbaarheid en winstgevendheid te vergroten. U moet duidelijk communiceren wat een modern ERP-systeem kan doen: alle afdelingen op dezelfde pagina zetten met een "single source of truth", realtimegegevens leveren voor betere besluitvorming, diepgaande analysemogelijkheden toevoegen, mobiliteit bieden voor verbinding op elk moment en overal en zorgen voor naadloze integratie met noodzakelijke applicaties van derden.

✔ Benadruk de ROI: Om een grote uitgave te rechtvaardigen, moet u de kosten van de investering schatten, van het in licentie geven en implementeren tot het trainen van gebruikers en het onderhouden van het systeem. De totale kosten worden vervolgens afgewogen tegen de voordelen van een nieuw systeem. De voordelen van cloud-ERP-systemen omvatten over het algemeen lagere bedrijfskosten, verbeterde klanttevredenheid met snellere responstijden, meer gegevensanalyse voor betere besluitvorming en het garanderen van de efficiëntie van werknemers door uitgebreidere en intuïtievere workflows. Dit alles heeft invloed op uw Return on Investment in de loop van de tijd.

✔ Houd het leiderschapsteam op de hoogte: hier komt de kampioen in beeld en zal, zoals eerder vermeld, iemand zijn van het leiderschapsteam die regelmatig met de hele organisatie kan vergaderen tijdens de ERP-implementatie om iedereen op de hoogte te houden. Ze zijn niet alleen voorbereid op het proces, ze hebben er ook een stem in. Bovendien zullen ze niet verrast zijn als er uitdagingen opduiken en ze kunnen helpen problemen op te lossen.

Zodra er steun is van het leiderschap en het implementatieproces zich begint te ontwikkelen, is het belangrijk om het hele bedrijf bij het proces te betrekken. Dit is wat u kunt doen:

✔ Communiceer het plan om direct een moderne cloud-ERP te implementeren: De voordelen van een cloud-gebaseerde ERP zijn mogelijk niet duidelijk voor uw werknemers die het al jaren met uw oude systeem moeten doen. Ze vinden deze verandering misschien onnodig, verstorend voor hun manier van doen en zelfs licht beledigend – ze vinden dat hun inspanningen niet optimaal zijn geweest. Het beste moment om hun zorgen (en mogelijke gevoelens van wrok) aan te pakken, is voordat de ERP-implementatie plaatsvindt – misschien zelfs tijdens het selectieproces van de ERP-software zelf. Door werknemers op de hoogte te stellen dat er aan een nieuw bedrijfsbeheersysteem wordt gewerkt, krijgen ze de tijd om het nieuws te verwerken, vragen te stellen en zich aan te passen aan veranderingen. Het bonusvoordeel van het vroegtijdig communiceren van deze informatie is dat werknemers hun gedachten kunnen delen over de functies die ze graag zouden zien en gebruiken in een nieuwe cloud-ERP-oplossing. Hun feedback is van onschatbare waarde; u krijgt een duidelijk beeld van welke dingen hun werk gestroomlijnder en gemakkelijker kunnen maken, waardoor u de implementatie kunt ondersteunen.

✔ Communiceer de functies en voordelen duidelijk: Communiceer de functies en de resulterende voordelen vóór (en tijdens) de ERP-implementatie om de wielen te smeren, om het zo maar te zeggen. Cloud ERP-systemen zijn ontworpen om intuïtief te worden geleerd en de voordelen omvatten verhoogde efficiëntie, schaalbaarheid en winstgevendheid. Deze voordelen bieden baanzekerheid en nieuwe kansen naarmate het bedrijf groeit.

✔ Communiceer leiderschapsondersteuning: Het doel is altijd om organisatorische buy-in te krijgen zonder weerstand en het vooraf melden van de systeemwijziging en het schetsen van de voordelen zal helpen. Toch kan er weerstand optreden. Het benadrukken van het feit dat het managementteam deze grote investering volledig steunt, kan snellere instemming vergemakkelijken. Weten dat de hele organisatie – van boven naar beneden – hetzelfde systeem zal gebruiken, kan vertrouwen, geduld en acceptatie met betrekking tot de implementatie van het ERP-systeem wekken.

2. Het samenstellen van uw ERP-implementatieteam — Deze werknemers moeten uit verschillende afdelingen komen en elk krijgt een specifieke rol in het implementatieteam. (Hierover later meer.)

3. Het kiezen van uw implementatieoptie (cloud-based SaaS, private-cloud based of hybride).

Nadat u uw huiswerk hebt gedaan, de nodige steun hebt verzameld, feedback van de hele organisatie hebt gebruikt om de juiste cloud ERP-software te kiezen en een cross-functioneel projectteam hebt samengesteld, bent u goed op weg naar een succesvolle ERP-implementatie.

Maar er zijn nog steeds enkele valkuilen waar u op moet letten: Tijd en Terugslag.

Tijd: hoe goed u ook plant en coördineert, uw Enterprise Resource Planning (ERP)-implementatie kan langer duren dan u denkt. Stel een tijdlijn op met een bufferzone. Er zijn veel bewegende onderdelen en veel mensen bij betrokken, en onvermijdelijk zullen er vragen en uitdagingen ontstaan. U moet voorbereid zijn om uw dagelijkse werkzaamheden voort te zetten terwijl u antwoorden vindt. Plannen voor valkuilen vanaf het begin, zelfs als het langer duurt, zal u op de lange termijn ten goede komen.

Terugslag: hoe goed u de voordelen van een nieuw systeem ook communiceert, sommige mensen zullen liever vasthouden aan het beproefde en vertrouwde. Houd medewerkers op de hoogte van hoe de implementatie verloopt, herinner hen aan de pijnpunten die zullen worden opgelost en de tijd die zal worden bespaard, en vraag om hun input gedurende het hele proces.

Stap 2: ERP-systeemselectie — Deze stap, die begint voordat u zelfs maar het ERP-systeem hebt gekozen dat het beste bij uw bedrijfsvereisten past, heeft verschillende substappen.

Vereisten definiëren

Het definiëren van cloud-ERP-vereisten omvat het documenteren van huidige bedrijfsprocessen en functionele hiaten in uw huidige systeem. U en uw team moeten bepalen welke bedrijfsprocessen u kunt verbeteren en hoe u wilt dat ons nieuwe Acumatica ERP-systeem functioneert.

Er zijn vier algemene gebieden waarbinnen uw cloud ERP-vereisten vallen:

✔ Essentieel: functies die essentieel zijn voor het bedrijf om te kunnen functioneren.

✔ Wenselijk: deze functies zouden het nut van het nieuwe systeem vergroten, indien mogelijk.

✔ Niet direct nodig: functies die op dit moment niet nodig zijn, maar binnenkort nodig zullen zijn, afhankelijk van de groei van het bedrijf en de technologische vooruitgang.

✔ Leuk om te hebben: niet-essentiële functies die het werk gemakkelijker zouden maken.

U en uw team maken vervolgens een lijst, beginnend met essentiële functionaliteit en eindigend met extra functionaliteiten die betaalbaar zijn en passen bij uw tijdlijn. Tegen de tijd dat u klaar bent, zou u een lijst moeten hebben met functies en features die u verwacht te hebben wanneer het project is voltooid.

Systeemselectie

Nu u uw cloud ERP-vereisten hebt vastgesteld, is het tijd om het cloud ERP-systeem te selecteren dat het beste past bij uw unieke behoeften. Het is een cruciale beslissing waarbij uw implementatieteam u kan helpen, en het besluitvormingsproces begint met het bepalen van een paar belangrijke details, waaronder welke pijnpunten er zijn binnen uw bedrijf en in uw tech stack, hoeveel u wilt uitgeven en hoe u de ERP-oplossing wilt hosten (bijvoorbeeld on-premises of in de cloud).

Vanaf daar moet u beginnen met het onderzoeken van uw vele ERP-opties door ze te evalueren op basis van hun schaalbaarheid, bruikbaarheid, functionaliteit en beveiligingsfuncties; demonstraties plannen; ERP-leveranciers vragen naar hun technische en gebruikersondersteuning; advies inwinnen bij ERP-partners; en beoordelingen van analisten lezen. Deze essentiële informatie helpt u bij het beperken van uw ERP-selectie tot het ERP-systeem dat aan al uw specifieke eisen voldoet.

Stap 3: Installatie — Wat er in deze stap gebeurt, hangt af van de ERP-implementatieoptie die u in stap 1 hebt gekozen. Als u ervoor kiest om uw nieuwe ERP-oplossing als een SaaS-instantie te implementeren, hebt u geen software-installatievereisten en weinig tot geen installatiedoorlooptijd. Als u kiest voor een private-cloud- of hybride model, is er een venster van dagen tot weken waarin hardware en software naar uw locatie worden geleverd en de software zelf, evenals alle benodigde infrastructuurcomponenten, worden geïnstalleerd.

Stap 4: Gegevensmigratie — Zodra uw gekozen Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem is geïnstalleerd, moeten bedrijfsgegevens worden gefilterd (om onjuiste of overbodige gegevens te verwijderen) en vervolgens worden ingevoerd en/of verplaatst naar de database van de nieuwe oplossing. Dit omvat 'basisrecords' zoals klant-, leveranciers- en artikelstambestanden; stuklijsten; productiefaciliteiten en routeringsinformatie; grootboekrekeningen; enzovoort. Vlak voor Go Live worden actieve transactiegegevens geconverteerd en/of worden transactieactiviteiten verplaatst naar de nieuwe software.

Let op: dit is de enige stap die kan overlopen naar de volgende fasen. Sommige gegevensmigraties kunnen parallel aan training, testen en validatie worden voltooid, bijvoorbeeld het systeem testen om te verifiëren dat alle oude gegevens zijn verplaatst en toegankelijk zijn, enz.

Stap 5: Training — Medewerkers die u aanwijst als Subject Matter Experts (leden van het IT-team, het financiële team, etc.) moeten gespecialiseerde training krijgen tijdens dit deel van het ERP-implementatieproces, zodat ze anderen kunnen leren hoe ze de ERP-software moeten gebruiken en de 'go-to'-mensen kunnen zijn voor vragen na Go Live. Alle andere gebruikers moeten ook leren hoe ze hun eigen rollen binnen het nieuwe systeem moeten uitvoeren.

Stap 6: Testen en valideren — Deze stap omvat het maken en toepassen van een gedetailleerd testplan, dat de acceptatie door de gebruiker meet en u helpt bepalen of het ERP-systeem direct aan uw behoeften voldoet of dat er aanpassingen moeten worden gedaan. U moet hier ook uw IT-middelen inzetten, valideren of de nieuwe software werkt zoals verwacht en ervoor zorgen dat alle bedrijfsgegevens (gemigreerd naar het systeem in stap 4) compleet en net zo nauwkeurig zijn als in uw vorige software.

Stap 7: Go Live — Wanneer u klaar bent om de ERP-implementatie in uw bedrijf uit te rollen, is het tijd om te kiezen welke aanpak het beste bij uw context past. Er zijn drie hoofdopties:

✔ Big Bang: Het nieuwe ERP-systeem wordt geactiveerd en vanaf nu exclusief gebruikt.

✔ LGefaseerd: Het nieuwe ERP-systeem wordt gefaseerd geactiveerd om verstoringen in de bedrijfsvoering te minimaliseren.

✔ Parallel: Zowel het oude systeem als het nieuwe ERP-systeem draaien tegelijkertijd.

Stap 8: Doorlopende verbeteringen en feedback — Het ERP-implementatieproces eindigt niet bij Go Live. Vanaf daar, terwijl uw werknemers de software gebruiken en uw bedrijf evolueert, verzamelt u feedback van gebruikers en voert u doorlopende verbeteringen en aanpassingen door aan het systeem. Daarom is het erg belangrijk om een ERP-oplossing te kiezen die met u mee kan schalen, afhankelijk van uw fluctuerende behoeften.

ERP-systeemimplementatie Best Practices

Beslissen om uw bestaande ERP-software te upgraden of een nieuw ERP-systeem te implementeren is een grote onderneming, maar het kan succesvol zijn als u best practices volgt. Hier zijn enkele van de belangrijkste best practices om in gedachten te houden:

✔ Ontwikkel een projectmanagementplan – ERP-implementatieprocessen moeten zich concentreren op projectmanagement als de sleutel tot succes. Projectmanagement draait om het vergelijken van de voortgang die is geboekt met het oorspronkelijke plan en het daardoor bijwerken van het plan.

✔ Stel een sterk projectteam samen – de rol van het implementatieteam is om het project van begin tot eind te begeleiden. Daarom moet het ERP-implementatieteam dat u samenstelt bestaan uit mensen, afkomstig uit de hele organisatie, die het meest worden beïnvloed door de nieuwe technologie: de gebruikers. De mensen die het meeste profijt zullen hebben van de overgang, zullen het meest gemotiveerd zijn om ervoor te zorgen dat het project slaagt. Tijdens het implementatieproces anticiperen ze op de resultaten die het nieuwe systeem zal opleveren en ze willen zo snel mogelijk profiteren van de voordelen van die resultaten.

✔ Stel duidelijke vereisten en KPI's vast – om het succes van uw implementatie te evalueren, moet u prestatie-indicatoren (KPI's) vaststellen. Deze moeten duidelijk, meetbaar en impactvol zijn. Wilt u de bedrijfskosten verlagen, de productiviteit verbeteren, de voorraadniveaus verlagen, fouten herstellen, gegevens centraliseren in één bron van waarheid of snellere beslissingen nemen? Als het antwoord een van de bovenstaande punten is, alle bovenstaande punten of alle bovenstaande punten plus aanvullende KPI's, schets dan deze punten voor uw projectteam en de organisatie. Dan kunnen u en zij het succes van de implementatie meten op basis van echte statistieken.

✔ Samenwerken en communiceren – zoals vermeld in stap 1, is communicatie essentieel voor het succes van elk ERP-implementatieproject. U moet gedurende het hele proces communiceren met alle belanghebbenden, waaronder werknemers, klanten en leveranciers. Dit helpt ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit en dat het implementatieproces soepel verloopt.

✔ Wees flexibel – dingen verlopen niet altijd volgens plan, dus het is belangrijk om flexibel te zijn tijdens het ERP-implementatieproces. Wees voorbereid om indien nodig wijzigingen aan te brengen om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft.

✔ Kies een ERP-systeem dat flexibel en schaalbaar is – dit zorgt ervoor dat het systeem kan voldoen aan de behoeften van uw bedrijf naarmate het groeit en verandert.

✔ Houd de prestaties van het ERP-systeem in de gaten na de implementatie – dit helpt u om problemen te identificeren en de nodige aanpassingen te doen.

De risico's van het niet implementeren van een ERP-oplossing

De digitale economie van vandaag brengt veel risico's met zich mee voor bedrijven die geen ERP-oplossingen implementeren. Enkele hiervan zijn:

▪️ Losgekoppelde, onsamenhangende data, wat betekent dat uw bedrijf niet samenhangend kan opereren omdat niemand dezelfde informatie heeft.

▪️ Gefrustreerde werknemers, wiens productiviteit wordt belemmerd door die fragmentarische data.

▪️ Moeilijke bedrijfsgroei/verandering vanwege dure hardware-/softwareaankopen die zich in de loop van de tijd blijven opstapelen.

▪️ Een inflexibele interface die uw front-office, back-office, veld- en externe werknemers niet kan verbinden.

▪️ Inefficiëntie en verminderde winstgevendheid.

▪️ Beveiligings-/nalevingsproblemen en langdurige downtime.

▪️ Een algemeen onvermogen om met de tijd mee te gaan.

Een ERP-systeem kan echter al deze zorgen wegnemen. U kunt het volgende verwachten:

▪️ Gestroomlijnde activiteiten.

▪️ Gebruiksvriendelijke functionaliteit.

▪️ Een realtime overzicht van uw bedrijf, altijd en overal op elk apparaat.

▪️ Een veilig platform dat zich eenvoudig kan aanpassen aan de steeds veranderende behoeften van uw bedrijf.

Veelgestelde vragen over ERP-implementatie

1. Hoe lang duurt een ERP-implementatie doorgaans? De meeste ERP-implementaties worden voltooid, van planning tot een volledig operationeel systeem, in zes maanden tot een jaar. De voltooiingstijden kunnen variëren, afhankelijk van de ERP-oplossing en leverancier.

Hoeveel kost een ERP-implementatie? Verschillende factoren spelen een rol bij de kosten van een ERP-oplossing. Deze factoren omvatten of u uw ERP-oplossing on-premises host (wat een voorafgaande investering in hardware, softwarelicentiekosten, hardware-/softwareonderhoud, IT-personeel, opslag en hulpprogramma's vereist) of in de cloud (wat geen hardware-, software-, opslag- of IT-investeringen vereist); hoe de ERP-leverancier kosten in rekening brengt (per gebruiker of voor de gebruikte bronnen); downtime- en trainingskosten (indien van toepassing); en de mogelijke aankoop van extra applicaties in de toekomst.

Welke soort training en ondersteuning moeten werknemers krijgen tijdens de ERP-implementatie? Volledige training en ondersteuning moeten worden geleverd door de ERP-leverancier en/of ERP-partner. Iedereen die het systeem gaat gebruiken, moet een praktische training krijgen en online- en partnerondersteuning na de livegang. Afhankelijk van de ERP-oplossing die u kiest, is training wel of niet inbegrepen in de initiële kosten. Dit is een belangrijke overweging voordat u een ERP-contract tekent.

Hoe meet ik de ROI van ERP-implementatie? De ROI is de vergelijking van de totale eigendomskosten (TCO) met de directe en indirecte voordelen die u verwacht te ontvangen over een periode van vijf tot tien jaar. Enkele ROI-besparingen omvatten hogere inkomsten, lagere totale bedrijfskosten, verbeterde productie-efficiëntie en betere cashflow. Wanneer de kosten en de ROI samen worden genomen, krijgt u een duidelijk beeld van de economische impact van de ERP-oplossing die u onderzoekt.

Wat zijn de onderhouds- en ondersteuningsvereisten na implementatie? Live gaan met uw nieuwe ERP-oplossing is een opwindende mijlpaal en u denkt misschien dat uw ERP-implementatie voorbij is, maar dat is niet zo. Om ervoor te zorgen dat uw ERP-oplossing optimaal werkt, is voortdurende ondersteuning vereist, waaronder het beoordelen van de huidige configuratie, het mogelijk toevoegen van extra functies die niet vereist waren voor de eerste livegang en het aanpassen van wijzigingen in bedrijfsprocessen zodra het systeem in gebruik is. Bovendien moet uw ERP-software regelmatig worden verbeterd en uitgebreid. Als u hebt gekozen voor een on-premises ERP-oplossing, is uw IT-team verantwoordelijk voor de upgrades (en voor onderhouds- en beveiligingsvereisten), maar als u op een cloud-ERP-oplossing draait, zal de ERP-leverancier de upgrades en uw beveiligingsbehoeften afhandelen.

Hoe vaak moet een ERP-systeem worden geüpgraded of bijgewerkt? De meeste ERP-systemen hebben een levensduur van vijf tot tien jaar, maar dit kan variëren afhankelijk van het ERP-systeem dat u kiest.

Conclusie

Een ERP-implementatie is een tijdrovend en duur proces. Voordat u aan een ERP-implementatie begint, moet u voorbereid zijn op de uitdagingen die u te wachten staan, maar u moet beseffen dat de vele voordelen die de juiste ERP-oplossing biedt, waaronder verhoogde efficiëntie, blije werknemers en meer tevreden klanten, het allemaal waard maken. Nu is het tijd om de fasen van ERP-implementatie te bekijken, de perfecte ERP-oplossing voor u te vinden en de eerste stap te zetten naar een succesvolle ERP-implementatie.

▪️ Een ERP-oplossing verbindt bedrijven van begin tot eind en helpt hen handmatige taken te automatiseren, alle inventaris-, product-, productie-, distributie- en projectgerelateerde informatie te consolideren en succes te vinden in de digitale economie. Om van deze voordelen te genieten, moeten bedrijven het ERP-implementatieproces voltooien.

▪️ Het ERP-implementatieproces omvat meerdere stappen, van het kiezen van uw implementatieoptie tot de go-live. De ERP-leverancier die u kiest, moet u door elke stap heen leiden en u blijven ondersteunen nadat de ERP-implementatie is voltooid.

▪️ Uiteindelijk moeten u en uw team uw ERP-oplossingsopties zorgvuldig onderzoeken, een weloverwogen ERP-beslissing nemen en zich volledig committeren aan de ERP-systeemimplementatie. En als je dit doet, zul je merken dat de voordelen van een ERP-implementatie de uitdagingen ver overtreffen.

“De meeste mensen vertelden ons dat het ongeveer negen maanden zou duren om live te gaan vanaf het moment dat je het proces startte. Het was geweldig. Binnen vijf maanden waren we live. [Acumatica] heeft een geweldig platform en een geweldig systeem dat ons hielp om zo snel te gaan”, — Sendy Stern, Chief Technology Officer, Fabuwood.

Lees meer

[1] What is the ERP Implementation Process?