Essentiële tips voor Change Management in ERP-implementaties
Change Management strategieën werken achter de schermen en helpen mensen bij het navigeren door veranderingen, het overwinnen van uitdagingen en het succesvol vervullen van hun rollen.
Als bedrijven hun ERP-implementatie succesvol willen afronden zullen ze moeten leren omgaan met angst, onzekerheid, ego's, vaardigheidstekorten en andere menselijke uitdagingen in de organisatie.
Change management helpt bedrijven met het managen van de menselijke kant van organisatorische veranderingen tijdens ERP-implementaties.
Velosio, een Amerikaanse Microsoft Dynamics 365 partner, presenteert in dit artikel van 29 januari 2024 een uitgebreid stappenplan voor het begeleiden van veranderingen, strategieën en processen die het succes van ERP-implementaties ondersteunen [1].
Stappenplan
✔ Ontwikkel een duidelijke communicatiestrategie
✔ Integreer Change Champions in de gehele organisatie
✔ Beheer weerstand en pak zorgen aan
✔ Opleiding en vaardigheidsontwikkeling
✔ Verandering inbouwen in de ERP-infrastructuur
✔ Veranderstrategieën continu monitoren en aanpassen
Ontwikkel een duidelijke communicatiestrategie
Effectieve communicatie is de ruggengraat van succesvol change management. Verandering is een uitdaging voor werknemers. Zonder effectieve communicatie kunnen complexe projecten (zoals ERP-implementaties) leiden tot verwarring en weerstand.
Hier volgen enkele tips voor het ontwikkelen van een heldere communicatiestrategie waarmee teams beter met veranderingen kunnen omgaan:
✔ Bepaal wat er gedeeld moet worden — U moet een gedetailleerd plan opstellen waarin staat welke informatie gedeeld moet worden, wie verantwoordelijk is en wanneer dat bericht moet worden verzonden. Dit plan moet ook communicatiemethoden bevatten. Denk aan personeelsvergaderingen, nieuwsbrieven, e-mails en zelfs interne socialemediaplatforms.
✔ Streef naar duidelijkheid — In tijden van verandering is het cruciaal om open en eerlijk te zijn tegen uw werknemers. Formuleer duidelijk de redenen achter de ERP-implementatie, de voordelen die het met zich meebrengt en eventuele potentiële uitdagingen die zich kunnen voordoen. Dit zal helpen vertrouwen op te bouwen en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.
✔ Moedig feedback aan en pak zorgen aan — Communicatie moet tweerichtingsverkeer zijn. Moedig werknemers aan om vragen te stellen en hun zorgen te delen. Luister actief naar hun feedback en pak eventuele problemen snel aan. Dit zal helpen angsten weg te nemen en ervoor zorgen dat iedereen zich gehoord en gesteund voelt tijdens het implementatieproces.
✔ Zorg voor regelmatige updates — Houd uw stakeholders op de hoogte van de voortgang van de ERP-implementatie. Communiceer regelmatig behaalde mijlpalen, projecttijdlijnen en eventuele aanpassingen of wijzigingen in het plan. Dit helpt bij het managen van verwachtingen en zorgt ervoor dat iedereen betrokken en gemotiveerd blijft.
Door een duidelijke communicatiestrategie te ontwikkelen, kunt u de uitdagingen van ERP-implementatie eenvoudig aan en uzelf voorbereiden op succes op de lange termijn.
Integreer Change Champions in de gehele organisatie
Veranderingskampioenen zijn teamleden die verandering helpen faciliteren, en die in feite fungeren als ‘veranderingsambassadeurs’.
Champions helpen enthousiasme en een positieve perceptie te kweken met betrekking tot 'de grote verandering' binnen peer groups op de werkvloer. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit, wat een gevoel van eenheid en begrip binnen de organisatie bevordert.
U kunt kampioenen inschakelen voor de volgende doeleinden:
✔ Verbeteren van communicatiestrategieën — Denk na over hoe u uw champions kunt inzetten om de doelen van uw communicatieplan te ondersteunen. Change champions fungeren als verbindingspersonen tussen management en werknemers. Ze zijn uniek toegerust om de communicatiekloof tussen de C-suite en de basis en gebruikers te overbruggen.
✔ Stimuleren van acceptatie onder collega's — Change champions kunnen helpen angsten en zorgen weg te nemen die gepaard gaan met de overgang naar een nieuw ERP-systeem. Door begeleiding, ondersteuning en training te bieden, creëren ze een positieve gebruikerservaring. Stimuleer continue verbeteringscycli. Change champions pleiten niet alleen voor het nieuwe ERP-systeem, maar fungeren ook als feedbackloop. Dit helpt potentiële problemen vroegtijdig te identificeren, zodat u strategieën kunt aanpassen voordat het live gaat. Als resultaat hiervan lanceert u met een efficiëntere, doelgerichte ERP.
Het aanstellen van change champions in de hele organisatie is een strategische zet die de weg plaveit naar ERP-succes. Hun vermogen om te inspireren, communiceren en verbinding te maken met collega's bevordert een cultuur die verandering omarmt.
Beheer weerstand en pak zorgen aan
Verandermanagement speelt een belangrijke rol bij het bestrijden van weerstand tijdens het implementatieproces.
Omgaan met weerstand vereist dat leiders van veranderingen een dieper begrip krijgen van de menselijke aspecten van technologiegedreven verandering. Tactieken kunnen van alles omvatten, van het updaten van uw communicatiestrategie tot het sturen van kampioenen om het op de grond uit te vechten. Het belangrijkste is dat u zorgen op individuele basis aanpakt.
Een paar dingen om te overwegen:
✔ Ontdek wat weerstand veroorzaakt — Weerstand komt vaak voort uit angst voor onzekerheid en is één van de belangrijkste belemmering bij organisatieveranderingen. Mensen weten niet hoe veranderingen voor hen persoonlijk zullen uitpakken en ze raken vaak defensief.
Maken mensen zich zorgen over het verliezen van hun baan? Hun status? Werken met technologieën die ze niet begrijpen? Wat het ook is, u wilt deze zorgen aanpakken in zowel formele als informele communicatie.
✔ Wees zo transparant mogelijk — De belangrijkste reden waarom mensen zich verzetten tegen verandering is dat ze niet begrijpen waarom het überhaupt gebeurt. Het kan zijn dat ze geen details hebben over de reden voor de verandering, wat het inhoudt en waarom ze er überhaupt bij betrokken moeten zijn.
✔ Wees proactief in het aanpakken van zorgen — U wilt een proactieve aanpak om zorgen te adresseren alvorens ze uitgroeien tot grote obstakels. Wees openhartig over uitdagingen op de korte termijn en het werk dat nodig is om ze te overwinnen. Ontwikkel strategieën om zorgen te verzachten en de getroffen personen gerust te stellen. U kunt bijvoorbeeld regelmatig check-ins en feedbacksessies houden om problemen te identificeren en aan te pakken zodra ze zich voordoen.
✔ Houd communicatiekanalen open — Tot slot is het belangrijk om de communicatielijnen vanaf het begin open te houden voor iedereen die erbij betrokken is. Richt tweerichtingsfeedbackkanalen in waar werknemers hun zorgen kunnen uiten, vragen kunnen stellen en steun kunnen krijgen van collega's en change leaders.
✔ Luister naar uw mensen — Aan de kant van leiderschap is het beste wat je hier kunt doen luisteren. Erken angsten en zorgen, geef eerlijke antwoorden op vragen en deel bronnen die mensen kunnen helpen zich aan te passen aan de nieuwe situatie.
Opleiding en vaardigheidsontwikkeling
Het is niet genoeg om alleen een nieuw ERP-systeem te selecteren en te adopteren. Ervoor zorgen dat uw team de vaardigheden, kennis en middelen heeft die ze nodig hebben om verandering te navigeren, is net zo belangrijk.
Een paar dingen die u hier kunt doen:
✔ Bouw een sterk fundament door uitgebreide training — De implementatie van een nieuw ERP-systeem brengt veranderingen met zich mee in de manier waarop uw team opereert. Om deze overgang te vergemakkelijken, speelt het aanbieden van grondige training een cruciale rol. Bied een mix van klassikale sessies, praktische oefeningen en real-world scenario's om werknemers te helpen leren op hun voorwaarden.
✔ Pas training aan op individuele behoeften — Erken dat verschillende teamleden verschillende vaardigheidsniveaus en leerstijlen kunnen hebben. Door trainingsprogramma's aan te passen aan individuele behoeften, kunt u betrokkenheid en vaardigheidsontwikkeling stimuleren.
✔ Bevorder cross-functionele samenwerking — Bevorder samenwerking tussen verschillende teams door cross-functionele trainingssessies te organiseren. Dit verbetert niet alleen de communicatie en het begrip, het wekt ook een gevoel van collectieve verantwoordelijkheid voor het succes van de ERP.
Training en vaardigheidsontwikkeling zijn essentieel voor een succesvolle ERP-implementatie. Meer nog, investeren in de vaardigheden van werknemers is vandaag de beste manier om je voor te bereiden op welke veranderingen dan ook. In het chaotische landschap van vandaag is dat misschien wel de beste verzekering die een bedrijf kan krijgen.
Verandering inbouwen in de ERP-infrastructuur
Volgens McKinsey zijn het ingesleten gedragingen en oude gewoontes, niet technologie, die organisaties ervan weerhouden om kritische transformatiedoelen te bereiken. Analisten raden bedrijfsleiders aan om zich te richten op het 'inbedden van transformatie' in hun infrastructuur.
Door verandermanagementpraktijken centraal te stellen in uw ERP-implementatiestrategie, creëert u de basis voor een soepelere overgang en blijvend succes.
Adaptieve beleidsregels, ingebouwde standaarden en realtime AI-gestuurde inzichten versterken best practices. En — ze houden change management en ERP-strategieën op één lijn.
Hierdoor is uw organisatie beter toegerust om het ERP-implementatieproces te doorlopen.
Het maakt het ook makkelijker voor werknemers om een cultuur van constante verandering te 'omarmen'. Als best practices al in kernprocessen zijn ingebakken, hoeven eindgebruikers er niet twee keer over na te denken om ze te volgen.
Met andere woorden: u kunt technologie gebruiken om gewoontes en strategieën te versterken.
Veranderstrategieën continu monitoren en aanpassen
Ten slotte moet u ervoor zorgen dat uw veranderingsstrategieën daadwerkelijk gelijke tred kunnen houden met de veranderingen in de echte wereld die ze zouden moeten ondersteunen. Om dit te doen, moet u veranderingsstrategieën bijhouden en updaten tijdens het implementatieproces.
Hier zijn enkele tips die u kunnen helpen bij deze cruciale fase:
✔ Stel KPI's vast — Identificeer de statistieken die het succes van uw ERP-implementatie meten. Volg en meet voortdurend de wijzigingsstatistieken om ervoor te zorgen dat ze de gewenste resultaten opleveren.
✔ Blijf in contact met stakeholders — Houd de communicatielijnen open met belangrijke stakeholders zoals eindgebruikers, MKB's en C-suite leiders. Vraag om feedback en pak zorgen zo snel mogelijk aan om een gevoel van eigenaarschap en samenwerking te bevorderen.
✔ Omarm een leercultuur — Moedig werknemers aan om verandering te omarmen en continu nieuwe vaardigheden te leren. Bied de nodige training en middelen om hen in staat te stellen zich aan te passen aan de evoluerende processen en technologieën.
✔ Meet en verfijn veranderingsstrategieën — Volg de voortgang van uw veranderingsstrategieën en wees bereid om ze aan te passen op basis van realtime feedback en veranderende bedrijfsbehoeften. Omarm flexibiliteit en wendbaarheid om potentiële uitdagingen voor te blijven.
✔ Bouw ondersteunende structuren om verandering vooruit te helpen — Creëer een ondersteuningsstructuur die de voortdurende uitdagingen aanpakt. Denk aan marktschokken, veranderende strategieën en opkomende technologieën.
Het implementeren van veranderingsstrategieën kan geen eenmalige gebeurtenis zijn. Het is een langetermijnverbintenis die u helpt het maximale uit uw huidige ERP-initiatieven te halen — en toekomstige technologische investeringen.
Laatste gedachten
Change management is een fundamenteel aspect van succesvolle ERP-implementatie. Maar – het is belangrijk om te onthouden dat verandering, net als alle digitale strategieën, een langetermijnverbintenis is, geen eenmalige taak.
Organisaties kunnen zich beter voorbereiden op de menselijke en organisatorische uitdagingen die gepaard gaan met elke transformatie door eindgebruikers door elke kritieke fase te begeleiden – van pre-planning tot continue verbetering.
Lees meer
[1] ERP Implementation Tips & Best Practices
Meer wetenswaardigheden
Tips voor een succesvolle bedrijfstransformatie in het Cloud-tijdperk
Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie
Meer dan de helft van alle ERP-projecten voldoet niet aan hun doelstellingen
Voorkom deze fouten bij het selecteren van een ERP oplossing!
