6 belangrijke fasen van een ERP-implementatieplan
Het implementeren van een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) kan een complexe onderneming zijn die veel onderdelen van het bedrijf beïnvloedt. Zoals bij elk groot initiatief is een zorgvuldig ontworpen implementatieplan cruciaal. Door uw implementatie in fasen te verdelen, elk met duidelijke doelstellingen, kunt u uw succes maximaliseren.
Wanneer u met een ERP-implementatie begint zonder eerst een duidelijke projectrichting, -omvang en -structuur vast te stellen, is de kans groter dat u later grote problemen tegenkomt.
In dit artikel van 19 februari 2024 beschrijft Netsuite zes belangrijke fasen van een ERP-implementatie die deel uitmaken van een gestructureerde en gefaseerde implementatieaanpak [1].
Wat is een ERP-implementatie?
Een ERP-systeem integreert veel functies in het bedrijf, zoals financieel beheer, human resources, verkoop en productie, om voordelen te leveren zoals verhoogde productiviteit en efficiëntie. De implementatieaanpak beschrijft het proces van het plannen, configureren en implementeren van een ERP. Het proces duurt doorgaans een paar maanden en is complex, omdat een ERP-systeem veel verschillende functies ondersteunt en automatiseert.
Om een succesvolle implementatie te garanderen, moet de organisatie haar vereisten zorgvuldig definiëren, bepalen hoe processen opnieuw ontworpen moeten worden om te profiteren van het systeem, het ERP-systeem configureren om die processen te ondersteunen en het rigoureus testen voordat het bij gebruikers wordt geïmplementeerd.
Om al die stappen schematisch te doorlopen, is een zorgvuldige planning en een gestructureerde, gefaseerde implementatieaanpak vereist.
Belangrijkste punten
Wat zijn de fasen van een ERP-implementatieplan?
Een typisch ERP-implementatieplan kan worden onderverdeeld in zes fasen, elk met specifieke doelstellingen. Elk bedrijf is uniek, dus de fasen kunnen enigszins variëren, afhankelijk van het bedrijf, en ze kunnen ook overlappen. De levenscyclus van de zesdelige ERP-implementatieaanpak omvat ontdekking en planning, ontwerp, ontwikkeling, testen, implementatie en ondersteuning.
1. Ontdekking en planning
Wat is de eerste fase van ERP-implementatie? Dit omvat het onderzoeken en selecteren van een systeem, het opzetten van een projectteam en het definiëren van gedetailleerde systeemvereisten.
Het projectteam zal een breed scala aan rollen vervullen die verband houden met de implementatie, waaronder het opstellen van het projectplan en de streefdata, het zorgen voor de toewijzing van voldoende middelen, het nemen van product- en ontwerpbeslissingen en het dagelijkse projectmanagement.
Het ERP-projectteam bestaat doorgaans uit een executive sponsor, een projectmanager en vertegenwoordigers van de afdelingen die het systeem zullen gebruiken. Het betrekken van senior management is cruciaal om ervoor te zorgen dat het project de benodigde middelen krijgt en om de benodigde steun te bieden om veranderingen in de hele organisatie door te voeren. Het team kan ook een externe consultant of ERP-implementatiepartner inhuren om expertise te leveren bij het ontwerpen en configureren van het systeem. Het moet ook alle interne specialisten omvatten die betrokken zijn bij de implementatie van het systeem, zoals een vertegenwoordiger van IT en een rapportauteur die aangepaste rapporten voor gebruikers in de hele organisatie zal ontwikkelen.
Een van de eerste doelen van het team zal zijn om een gedetailleerd begrip te ontwikkelen van huidige problemen, waaronder procesinefficiënties en vereisten voor het ERP-systeem. Als de organisatie eerder een ERP-businesscase heeft ontwikkeld, heeft deze mogelijk al brede zakelijke problemen en doelen voor de implementatie gedefinieerd, waaronder een snellere financiële afsluiting en beter inzicht in de operationele activiteiten. Deze kunnen worden gebruikt om meer gedetailleerde analyses te sturen, waaronder documentatie van bestaande workflows, en om de ontwikkeling van het systeem te richten.
Een belangrijke beslissing is of u een ERP-systeem wilt gebruiken dat on-premise of in de cloud draait.
Voor een on-premise systeem koopt en installeert u hardware en software in het datacenter van uw organisatie. Cloudgebaseerde ERP wordt daarentegen over het algemeen geleverd als een abonnementsservice die via internet toegankelijk is, zodat het sneller kan worden geïmplementeerd en minder interne IT-vaardigheden vereist.
Wanneer de organisatie een duidelijk idee heeft van de vereisten en de mogelijkheden van beschikbare oplossingen kan het team overgaan tot de selectie en aanschaf van een ERP-systeem.
2. Ontwerp
De ontwerpfase werkt vanuit gedetailleerde vereisten en een begrip van huidige workflows om een gedetailleerd ontwerp te ontwikkelen voor het nieuwe ERP-systeem. Dit omvat het ontwerpen van nieuwe, efficiëntere workflows en andere bedrijfsprocessen die profiteren van het systeem. Het is belangrijk om gebruikers te betrekken bij de ontwerpfase, omdat zij het meest intieme begrip hebben van huidige bedrijfsprocessen. Door hen te betrekken bij het ontwerp, wordt ook verzekerd dat ze het nieuwe systeem verwelkomen en er volledig gebruik van maken.
Gap-analyse kan worden gebruikt om procescomplexiteiten en unieke eigenaardigheden te identificeren die mogelijk aanpassing van de ERP-software of wijzigingen in workflow of processen vereisen om beter aan te sluiten bij het ERP-systeem zelf.
Het team kan de hiaten voorleggen aan zijn implementatiepartner of leverancier en hen vragen om mogelijke oplossingen te identificeren.
3. Ontwikkeling
Gewapend met duidelijke ontwerpvereisten kan de ontwikkelingsfase beginnen. Dit omvat het configureren en, waar nodig, aanpassen van de software om de opnieuw ontworpen processen te ondersteunen. Het kan ook het ontwikkelen van integratie met andere bestaande bedrijfsapplicaties van de organisatie omvatten die niet door het ERP-systeem worden vervangen.
Als u een on-premise ERP-systeem gebruikt, moet de organisatie de benodigde hardware en software installeren.
Parallel aan de softwareontwikkeling moet het team trainingsmateriaal ontwikkelen om gebruikers te helpen zich aan te passen aan het nieuwe systeem.
Het moet ook beginnen met het plannen van datamigratie, wat complex kan zijn omdat het vaak gaat om het extraheren, transformeren en laden van data uit meerdere systemen, die elk verschillende formaten kunnen gebruiken en dubbele of inconsistente informatie kunnen bevatten.
Het projectteam moet bepalen welke data in deze fase gemigreerd moet worden, waarbij de algehele migratie van alle historische data, waarvan veel waarschijnlijk irrelevant is, vermeden moet worden.
4. Testen
Testen en ontwikkelen kunnen gelijktijdig plaatsvinden.
Het projectteam kan bijvoorbeeld specifieke modules en functies testen, oplossingen of aanpassingen ontwikkelen op basis van de resultaten en opnieuw testen. Of het kan één ERP-module testen terwijl een andere nog in ontwikkeling is.
De eerste test van de basisfuncties van de software moet worden gevolgd door rigoureuze tests van de volledige mogelijkheden van het systeem, inclusief het toestaan dat sommige werknemers het systeem testen voor al hun dagelijkse activiteiten.
Deze fase moet ook het testen van de gemigreerde gegevens omvatten en een inleidende training voor eindgebruikers omvatten.
De meeste leveranciers kunnen pre- en post-implementatietools leveren om gebruikerstraining te starten.
Maar naast leveranciersondersteuning zou de organisatie goed gebruik moeten maken van de trainingsmaterialen die in de ontwikkelingsfase zijn gemaakt. Er zit echte waarde in resources die specifiek zijn afgestemd op de dagelijkse verantwoordelijkheden van uw eindgebruikers.
5. Implementatie
Dit is waar u naar streeft: de dag dat het systeem live gaat.
Wees voorbereid op mogelijke problemen, aangezien er veel bewegende onderdelen kunnen zijn en mogelijk wat verwarde werknemers, ondanks uw beste inspanningen om hen voor te bereiden op de verandering.
Het kan even duren voordat gebruikers zich aanpassen aan het systeem en de verwachte productiviteitswinst behalen.
Sommige gegevens kunnen vóór de implementatie worden gemigreerd, terwijl andere informatie, zoals huidige transacties, onmiddellijk vóór de livegang moet worden gemigreerd.
Sommige organisaties streven ernaar om alle modules van het ERP-systeem gelijktijdig te implementeren, terwijl andere zich eerst richten op specifieke modules of processen met hoge prioriteit en andere later in de fasen toevoegen.
Om risico's te minimaliseren, blijven sommige organisaties oudere systemen ook een tijdje parallel aan de nieuwe ERP-implementatie draaien, hoewel dit de totale projectkosten kan verhogen en de productiviteit van gebruikers kan verminderen.
6. Ondersteuning en updates
Door uw ERP-implementatie na de implementatie te koesteren, blijven gebruikers tevreden en zorgt u ervoor dat het bedrijf de gewenste voordelen behaalt. Het projectteam is in deze fase mogelijk nog steeds verantwoordelijk voor het ERP-systeem, maar de focus verschuift naar het luisteren naar feedback van gebruikers en het dienovereenkomstig aanpassen van het systeem. Er kan wat extra ontwikkeling en configuratie nodig zijn als er nieuwe functies aan het systeem worden toegevoegd. Nieuw personeel moet ook worden opgeleid in het systeem.
Als u een on-premise ERP-systeem hebt, moet u periodiek software-updates installeren en mogelijk zelfs hardware upgraden na verloop van tijd. Als u een cloudgebaseerd ERP-systeem gebruikt, kan uw leverancier de software automatisch updaten.
ERP-implementatie: best practices
Het simpelweg creëren van een gefaseerde implementatieaanpak garandeert geen succes. Het is net zo belangrijk om de best practices voor ERP-implementatie binnen elke fase te volgen. Over het algemeen omvatten best practices:
✔ Onderschat planning niet: Hoewel het verleidelijk kan zijn om zo snel mogelijk in het ontwerp en de ontwikkeling te duiken, is het van cruciaal belang om de eerste plannings- en ontdekkingsfase niet te overhaasten. Deze fase moet een stevig fundament creëren voor het hele implementatieproject door ervoor te zorgen dat het project een hoge mate van steun heeft, met een duidelijk plan werkt en voldoende budget en personeel toegewezen krijgt.
✔ Onderschat ondersteuning en training niet: Sommige leden van het projectteam vinden dat de implementatiedatum het hoogtepunt is van de implementatie-inspanning en besteden onvoldoende aandacht aan wat er daarna gebeurt. Maar voor de gebruikers van het systeem is de implementatiedatum slechts het begin; het is wat er daarna gebeurt dat cruciaal is voor het voortdurende succes van het project. Het is belangrijk om voldoende middelen te plannen en toe te wijzen om technische ondersteuning te bieden, problemen op te lossen en updates te leveren. Eindgebruikerstraining is hier ook een belangrijke factor. Werknemers moeten het systeem comfortabel kunnen gebruiken en bekend zijn met nieuwe workflows, vooral als een externe consultant er niet meer is om te helpen. Zorgvuldig werk op deze gebieden stelt uw organisatie in staat om de volledige voordelen van het systeem te realiseren.
✔ Plan datamigratie zorgvuldig: Organisaties maken soms de fout om alle historische data simpelweg naar het nieuwe systeem te migreren. In werkelijkheid kan een deel van de informatie in oudere systemen verouderd of onnodig zijn. Is 10 jaar oude orderinformatie echt waardevol? Bestaat elke leverancier op uw lijst nog? De overgang naar een ERP-systeem is een kans om de data van de organisatie op te schonen en te rationaliseren, en het is de moeite waard om hiervoor een duidelijk plan te maken. Het is zinvol om oude data zorgvuldig door te kammen, oude klantaccounts eruit te halen en te zoeken naar onjuistheden in de data.
✔ Communiceer: Dit is essentieel in alle fasen van de implementatie. Het team moet er prioriteit aan geven om iedereen in de organisatie regelmatig te informeren over de redenen voor de ERP-implementatie, de doelen en voordelen, en wat er in elke fase verwacht kan worden. Tweerichtingscommunicatie is essentieel: het projectteam moet goed luisteren naar problemen van gebruikers voor en na de implementatie.
Het implementeren van een ERP-systeem is misschien wel een van de grootste investeringen in tijd, geld en middelen die uw bedrijf kan doen. En het zal alleen zo goed zijn als hoe u het implementeert. Ontwikkel een sterk plan en blijf uw bedrijfsprocessen beoordelen en optimaliseren na uw eerste ERP-go-livedatum. Dit, gecombineerd met het geleidelijk toevoegen van functies en functionaliteiten, zal u helpen om op de lange termijn een succesvol ERP-product te bereiken.
ERP-implementatiefases FAQ
Wat is de moeilijkste fase bij een ERP-implementatie?
Dat hangt van veel factoren af, waaronder hoe gemakkelijk het is om het door u gekozen systeem te implementeren, maar vaak is de plannings- en ontdekkingsfase bijzonder uitdagend. Het kan moeilijk zijn om mensen in de hele organisatie ervan te overtuigen de benodigde tijd en financiering te investeren en om het eens te worden over een duidelijke projecttijdlijn. Springen naar latere fasen van het ERP-implementatieproces zonder een duidelijk plan is een recept voor problemen.
Hoe kunt u vertragingen bij de implementatie van ERP voorkomen?
Neem de tijd om de eerste fase goed te krijgen, inclusief het ontwikkelen van een solide schatting van het tijdsbestek en de benodigde middelen. Het plannen van een implementatietijdlijn kan intimiderend zijn, omdat er zoveel bewegende delen zijn. Veel projecten lopen achter op schema, simpelweg omdat de oorspronkelijke geplande tijdlijn onrealistisch was. Overweeg om de tijdlijn op belangrijke punten in de implementatie opnieuw te beoordelen om te zien of deze moet worden aangepast.
Zijn de implementatiefases anders als u cloud-ERP gebruikt dan wanneer u on-premise ERP gebruikt?
Hoewel de fasen voor elk type ERP-systeem hetzelfde zijn, zullen sommige activiteiten binnen elke fase verschillen.
Het meest voor de hand liggende verschil is wanneer hardware doorgaans wordt geleverd en geïnstalleerd. Deze fase vereist technologische vaardigheden, net als latere fasen die het configureren en updaten van het systeem omvatten. De totale implementatietijd kan ook toenemen als de organisatie een systeem on-premise installeert in plaats van cloud-ERP te gebruiken.
Hoe belangrijk is steun van het management in de beginfase van ERP-implementatie?
Het belang van betrokkenheid van het management bij het project kan niet genoeg worden benadrukt. Het ERP-project moet mogelijk concurreren om middelen met veel andere dagelijkse prioriteiten. Een goede executive sponsor, zoals de CEO of CFO, kan helpen ervoor te zorgen dat het project de steun krijgt die het nodig heeft van iedereen in de organisatie. Zonder executive sponsoring kunnen de mensen die betrokken zijn bij de implementatie, zoals de projectmanager en afdelingsmanagers, een zware strijd tegemoet gaan.
Wat is de levenscyclus van een ERP-implementatie?
Een ERP-implementatielevenscyclus is de tijd die nodig is om ERP-software binnen uw bedrijf te implementeren. De implementatielevenscyclus omvat meerdere stappen en processen, waaronder ontdekking en planning, ontwerp, ontwikkeling, ondersteuning, implementatie en training. De implementatietijdlijn kan variëren, afhankelijk van de complexiteit van uw bedrijf. Maar de levenscyclus duurt meestal zes tot twaalf maanden.
Wat is de eerste fase van ERP-implementatie?
Ontdekking en planning vormen de eerste fase van ERP-implementatie.
Tijdens deze fase wordt een projectteam gevormd om te beginnen met het opstellen van een ERP-projectplan. Dit plan moet dienen als leidraad voor de rest van het project. Er vinden ook eerste vergaderingen plaats en documentatie wordt ontwikkeld terwijl het team werkt aan het identificeren van huidige problemen en mogelijke oplossingen.
Tijdens de fase moet het gedefinieerde team ook onderzoek doen en een systeem selecteren en gedetailleerde systeemvereisten definiëren.