Een Enterprise Resource Planning oplossing kiezen voor uw kleine bedrijf
Wanneer u op zoek bent naar een ERP-systeem, overweeg dan welke systemen uw concurrenten en andere bedrijven in uw branche gebruiken.
Jessica Elliot, schrijver en bedrijfsadviseur gespecialiseerd in technologie, marketing en kleine bedrijfsactiviteiten geeft in het artikel “Een Enterprise Resource Planning Tool kiezen voor uw kleine bedrijf”, geschreven voor de Amerikaanse Kamer van Koophandel, adviezen over het selecteren en kiezen van een ERP-oplossing [1].
Enterprise Resource Planning (ERP) -software centraliseert financiële en operationele gegevens, waardoor ze uitstekende oplossingen zijn voor groeiende bedrijven.
Ze kunnen echter een uitdaging zijn om te implementeren en de ERP-vereisten verschillen per branche en organisatie. Bedrijven moeten daarom hun behoeften en verwachtingen analyseren bij het kiezen van een ERP-systeem.
Een doelgericht ERP-selectieproces helpt uw bedrijf software te vinden die doelen op hoog niveau ondersteunt en ervoor zorgt dat werknemers alle tools hebben om hun taken uit te voeren. Ontdek best practices voor het kiezen van een ERP-systeem.
Volg onderstaande stappen en best practices bij het selecteren van ERP-software.
Vorm een ERP selectieteam
Een ERP-systeem heeft invloed op elk onderdeel van uw activiteiten. Het betrekken van managers uit boekhouding, human resources (HR), inventaris en verkoop helpt leiders om pijnpunten en missiekritieke taken te begrijpen. Aangezien elk afdelingshoofd toezicht houdt op de acceptatie van technologie, kan ze een deel van het ERP-selectieproces verbeteren.
Forrester Analyst Liz Herbert adviseert organisaties om in het begin van het selectieproces een of twee softwaredemo's te plannen met leveranciers.
Naast het laten zien van medewerkers wat een ERP [2] is en hoe het werkt, helpen productdemonstraties om de mogelijkheden te visualiseren. Van daaruit kunnen ze samenwerken aan het documenteren van workflows en het ontwikkelen van een checklist voor ERP-vereisten.
In het artikel “Wat zijn de Voordelen van ERP-systemen voor bedrijven?” wordt nader ingegaan op wat de 10 voordelen zijn van ERP-systemen voor kleine bedrijven [3].
Evalueer bedrijfsprocessen, uitdagingen en sterke punten
De beste manier om uw ERP-vereisten te achterhalen, is door uw huidige workflows te bekijken. Afdelingsleiders en eindgebruikers kunnen waardevolle feedback geven over wat er werkt en waar problemen zich voordoen. De beoordeling moet processen identificeren die volledig door de ERP zullen lopen en processen die gescheiden blijven maar integratie met de ERP-software nodig hebben.
Sommige bedrijven werken samen met ERP-consultants om interne beoordelingen uit te voeren en selectiecriteria te ontwikkelen. Afhankelijk van de complexiteit van uw systemen en processen, kan het volgen van deze route tijd besparen en meer volledige inzichten bieden.
Stel bij het overwegen van de sterke en zwakke punten van uw systeem de volgende vragen:
Naast pijnpunten moet uw analyse ook overwegen hoe toekomstige bedrijfsprocessen eruit moeten zien. De uiteindelijke behoeftenanalyse zal benadrukken wat uw bedrijf goed doet en waar het faalt. Het moet u ook helpen bij het bepalen van welke ERP-modules u nodig heeft voor de eerste implementatie.
Identificeer de ERP-softwarevereisten
Functionele pasvorm is essentieel voor een succesvolle ERP-implementatie. Het is belangrijk om te bepalen welke modules uw bedrijf nu en in de toekomst nodig heeft en of u branchespecifieke functies nodig heeft.
Naast financiële en boekhoudmodules kunnen ERP-leveranciers de volgende gebieden ondersteunen:
“Most ERP implementation plans include six phases, starting with discovery and planning.” — David Luther, NetSuite
Stel een checklist voor ERP-selectiecriteria op
Stroomlijn demo's en vergelijkingen van leveranciers met een gedetailleerde lijst met must-have functionaliteiten. Denk hierbij alles na, van welke tools moeten worden geïntegreerd met uw ERP, aan welke handmatige processen automatisering vereisen. Omdat veel ERP's vergelijkbare mogelijkheden hebben, is het cruciaal om meer te doen dan alleen functies.
U hebt bijvoorbeeld een EDI (elektronische gegevensinterface) nodig voor het delen van gegevens, of zijn webservices en XML-bestanden voldoende? Welke regio's en gebieden moeten verkoop-, e-commerce- en productiemodules huisvesten? Deze gedetailleerde details helpen u ERP's te vergelijken en de functionaliteit van elk systeem te begrijpen.
Een checklist voor ERP-selectiecriteria moet betrekking houden op:
Houd rekening met de totale eigendomskosten
Een ERP is een grote investering die zowel op korte als op lange termijn kosten met zich meebrengt. Naast het bepalen van uw budget, moet u ook de totale eigendomskosten (TCO) berekenen. Deze variëren per branche, bedrijfsgrootte en installatiemethode.
Om dit doel te bereiken, adviseerde NetSuite [9]: “Om een nauwkeurig beeld te krijgen van het rendement op investering (ROI) voor een ERP-systeem voor uw organisatie, is het een goed idee om te kijken naar de terugverdientijd over een tijdsbestek van vijf tot zeven jaar.”
Houd rekening met de initiële en doorlopende kosten, waaronder:
Schets uw ERP-implementatieplan
ERP-leveranciers geven tijdsschattingen voor de implementatie maar het is verstandig om vooraf meer details verzamelen om een nauwkeuriger idee te krijgen van hoe lang het proces zal duren en hoeveel het zal kosten.
In TechRepublic [10] zei Eric Kimberling, oprichter van Panorama Consulting Group: “Dit plan moet worden ontwikkeld vóór uw definitieve softwarebeslissing, zodat u volledig inzicht hebt in de kosten en resourcetoezeggingen die nodig zijn om het project tot een succes te maken.”
Volgens NetSuite omvatten de meeste ERP-implementatieplannen zes fasen [11], te beginnen met ontdekking en planning. Begin fase één tijdens het beoordelen van leveranciers en ga vervolgens naar de volgende vijf categorieën nadat u een ERP-systeem hebt geselecteerd.
Verken mogelijke ERP-oplossingen
Begin uw zoektocht door te kijken welke ERP-systemen concurrenten gebruiken. Doe online onderzoek naar organisaties of werk samen met een ERP-consultant. Uw branchecontacten en collega's hebben mogelijk ook aanbevelingen. Bekijk ERP-leveranciersranglijsten en marktonderzoek van brancheanalisten zoals Gartner en Forrester.
Bekijk ook websites voor softwarebeoordelingen zoals Capterra en G2 . U kunt resultaten filteren op bedrijfsgrootte en sector om feedback van vergelijkbare bedrijven te bekijken. Zodra u een shortlist hebt samengesteld, onderzoekt u de reputatie van leveranciers verder door te zoeken naar negatieve persberichten, financiële of investeringsproblemen of klachten.
Zoals Kimberling in TechRepublic stelde: “Er zijn minstens 70 levensvatbare ERP-softwareoplossingen op de markt, allemaal met verschillende mate van functionaliteit en sterkte." Hij stelde voor dat bedrijven zich richten op "opties die het beste voldoen aan hun unieke zakelijke vereisten en bronnen van concurrentievoordeel.”
ERP-leveranciers en -systemen vergelijken
Gebruik uw ERP-selectiecriteria en checklist voor procesvereisten bij het ontmoeten van potentiële softwareleveranciers. De salesvertegenwoordigers moeten kunnen uitleggen hoe hun systeem functioneert voor uw specifieke behoeften.
Vragen die u leveranciers kunt stellen tijdens het ERP-selectieproces zijn onder meer:
ERP Focus benadrukte: "Uw ERP moet het voor alle afdelingen makkelijker maken, niet moeilijker." Vergeet dus niet om vragen te stellen over bruikbaarheid bij elke stap van het proces, inclusief integratie, maatwerk en ondersteuning voor nieuwe technologieën.
De Amerikaanse Kamer van Koophandel — wil u inspiratie bieden van vooraanstaande, gerespecteerde experts. Voordat u echter een zakelijke beslissing neemt, dient u een professional te raadplegen die u kan adviseren op basis van uw individuele situatie.