Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie

Actualiseren van bedrijfsdocumentatie, eerste stap naar een succesvolle ERP-implementatie en bedrijfstransformatie

Wanneer u en uw team hard werken om uw bedrijf te laten groeien, is documentatie vaak een van de eerste dingen die op de achtergrond raakt.

Bedrijfsprocessen kosten immers al genoeg energie en middelen.

Wie heeft er dan nog tijd om die processen te documenteren?

Maar wanneer u werkt op 'tribale kennis' die alleen in de hoofden van teamleden bestaat, loopt u op een dunne koord. U kunt misschien een tijdje in evenwicht blijven, maar wanneer één van die middelen het bedrijf verlaat, is dat als een stormachtige windvlaag.

Als het gaat om het succes van de implementatie van Dynamics 365 (D365) ERP, loopt u het risico dat het hele project uit elkaar valt zonder gedocumenteerde processen.

Het succes van een ERP-implementatie is grotendeels afhankelijk van een gedegen voorbereiding waarin processen, systemen, mensen en cultuur en de verbeterpunten gedetailleerd in kaart zijn gebracht en gekoppeld aan de vereisten waaraan de te selecteren oplossing(en) moet voldoen.

Veel bedrijven hebben moeite om te anticiperen op (on)aangekondigde veranderingen in hun omgeving. Ze zijn niet in staat om de impact van verstoringen op processen en systemen te overzien en preventieve maatregelen te nemen om risico’s te beperken. Overzicht en inzicht in processen spelen een belangrijke rol om tijdig kritische situaties te onderkennen en actie te ondernemen. Grip krijgen op bedrijfsprocessen vormt een belangrijke succesfactor voor de implementatie van een ERP-oplossing. Het vraagt om inzicht in het doel van een proces, de volgorde van activiteiten, de mensen en middelen die nodig zijn, de gewenste resultaten en de samenhang tussen processen.

Documentatie is de sleutel van een succesvolle D365 ERP-implementatie

Succesvolle implementatie vereist brede acceptatie, en dat is een lastige opgave als gebruikers niet de informatie hebben die ze nodig hebben om het systeem voor hen te laten werken. Als iedereen het anders gebruikt, betekent dit dat sommige mensen het inefficiënt of ineffectief gebruiken, waardoor het veel moeilijker wordt om de daadwerkelijke impact van de Microsoft Dynamics 365-oplossing te evalueren en kansen voor brede verbetering te vinden.

Door belangrijke processen te documenteren, krijgen gebruikers de begeleiding die ze nodig hebben om te floreren. Bovendien krijgt u de consistentie die u nodig hebt om de implementatie en acceptatie zo succesvol mogelijk te maken.

Hier zijn drie manieren om ervoor te zorgen dat u daadwerkelijk bruikbare ERP-procesdocumentatie kunt maken:

Maak documentatie een topprioriteit: Wanneer documentatie niet aan iemand is toegewezen, belandt het vanzelfsprekend onderaan ieders checklist, wat betekent dat het misschien helemaal niet wordt gedaan. Kies in plaats daarvan een ERP-expert (of een panel van experts) om de leiding te nemen over documentatie. Het is een belangrijke taak, dus moet het ook als zodanig worden behandeld.

Identificeer uw meest vitale processen voor documentatie: Wat zijn de meest herhaalde ERP-taken van uw organisatie? En welke functies worden waarschijnlijk gebruikt bij het uitvoeren van die taken? De persoon of het team dat eigenaar is van documentatie, moet informatie verzamelen van eindgebruikers in het hele bedrijf om te bepalen welke processen als eerste moeten worden gedocumenteerd om de grootste impact te hebben.

Ontvang input van gebruikers tijdens het documentatieproces: Vraag tijdens het ontwikkelen van uw documentatie om feedback van gebruikers en supergebruikers van alle relevante afdelingen om ervoor te zorgen dat het duidelijk, nauwkeurig en bruikbaar is. Een zorgvuldige revisie zal waarschijnlijk niet alleen het schrijven aanscherpen, maar ook onverwachte manieren ontdekken om de processen zelf te verbeteren.

Gebruik de documentatie voor het opstellen van test-cases

Zodra u een proces duidelijk hebt gedocumenteerd, gebruikt u het om testcases te maken waarmee gebruikers het proces kunnen doorlopen en kunnen bepalen of het systeem werkt zoals verwacht. Dit is essentieel voor het meten van de algehele effectiviteit van uw D365-oplossing en het bepalen van verbeterpunten.

Voor een succesvolle test van de software, inrichting en processen die worden geïmplementeerd, moeten testgevallen:

Beginnen bij het begin: Gebruikers weten misschien niet hoe ze naar een specifiek scherm moeten gaan, dus maak het ze gemakkelijk door altijd op de startpagina te beginnen en ze naar het scherm te leiden waar ze een bepaalde functie uitvoeren. Dit maakt het ook gemakkelijk om uw gebruikerstestcases om te zetten in geautomatiseerde cases.

Focussen op één functionaliteit: Overweldig uw gebruikers niet met een tijdrovende testcase. In plaats van ze bijvoorbeeld het hele procure-to-pay-proces te laten testen, kunt u de testcase beter op één element richten, zoals facturering.

Het perspectief van de eindgebruiker in ogenschouw nemen: Wat is de specifieke, echte functie die het proces dat u test zal ondersteunen? Als uw documentatie en testcases te conceptueel zijn, kunnen uw gebruikers moeite hebben om het punt te zien. Zorg ervoor dat testcases aansluiten op specifieke bedrijfsscenario's, zodat gebruikers de verbinding niet zelf hoeven te maken. Dit zorgt ook voor traceerbaarheid en links tussen de testcase en werkitems van het bedrijfsproces.

Verwachte resultaten bevatten: Wat moet er gebeuren als de juiste informatie wordt ingevoerd en hoe ziet het eruit als er in plaats daarvan onjuiste informatie wordt ingevoerd? Geef gebruikers beide uitkomsten, zodat ze niet verrast worden en zelf de resultaten moeten uitzoeken.

Gebaseerd op artikel van John Boatman, Sikich: Why business process documentation is key to microsoft D365 ERP Implementation success