Actualiseren van bedrijfsdocumentatie, eerste stap naar een succesvolle ERP-implementatie en bedrijfstransformatie
Waarom bedrijfsprocesdocumentatie de sleutel is tot een succesvolle implementatie van Microsoft D365 ERP
Het succes van een ERP-implementatie is grotendeels afhankelijk van een gedegen voorbereiding waarin processen, systemen, mensen en cultuur en verbeterpunten gedetailleerd in kaart zijn gebracht en gekoppeld aan de vereisten waaraan de te selecteren oplossing(en) moet voldoen.
Veel bedrijven hebben moeite om te anticiperen op (on)aangekondigde veranderingen in hun omgeving omdat ze niet in staat zijn om de impact van verstoringen op processen en systemen te overzien en preventieve maatregelen te nemen om risico’s te beperken.
Overzicht en inzicht in processen spelen een belangrijke rol om tijdig kritische situaties te onderkennen en actie te ondernemen.
Grip krijgen op bedrijfsprocessen vormt een belangrijke succesfactor voor de implementatie van een ERP-oplossing.
Wanneer u en uw team hard werken om uw bedrijf te laten groeien, is documentatie vaak een van de eerste dingen die op de achtergrond raakt.
Maar wanneer uw bedrijf drijft op 'tribale kennis' die alleen in de hoofden van teamleden bestaat, loopt u op een dun koord. U kunt misschien een tijdje in evenwicht blijven, maar wanneer één van die middelen het bedrijf verlaat, is dat als een stormachtige windvlaag.
Als het gaat om het succes van de implementatie van Dynamics 365 (D365) ERP, loopt u het risico dat het hele project uit elkaar valt zonder gedocumenteerde processen.
Documentatie is de sleutel van een succesvolle D365 ERP-implementatie
Succesvolle implementatie vereist brede acceptatie, en dat is een lastige opgave als gebruikers niet de informatie hebben die ze nodig hebben om het systeem voor hen te laten werken.
Als iedereen de ERP-oplossing anders gebruikt, betekent dit dat sommige mensen het inefficiënt of ineffectief gebruiken, waardoor het veel moeilijker wordt om de daadwerkelijke impact van de Microsoft Dynamics 365-oplossing te evalueren en kansen voor brede verbetering te vinden.
Door belangrijke processen te documenteren, krijgen gebruikers de begeleiding die ze nodig hebben om te floreren. Bovendien krijgt u de consistentie die u nodig hebt om de implementatie en acceptatie zo succesvol mogelijk te maken.
Hier zijn drie manieren om ervoor te zorgen dat u daadwerkelijk bruikbare ERP-procesdocumentatie kunt maken:
Gebruik de documentatie voor het opstellen van test-cases
Zodra u een proces duidelijk hebt gedocumenteerd, gebruikt u het om testcases te maken waarmee gebruikers het proces kunnen doorlopen en kunnen bepalen of het systeem werkt zoals verwacht. Dit is essentieel voor het meten van de algehele effectiviteit van uw D365-oplossing en het bepalen van verbeterpunten.
Voor een succesvolle test van de software, inrichting en processen die worden geïmplementeerd, moeten testgevallen: