Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dat zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een factuur in pdf versturen via e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan.
De verplichting geldt voor alle Belgische ondernemingen met een actief btw-nummer die facturen versturen naar andere ondernemingen. Zowel bedrijven die facturen sturen naar andere bedrijven als bedrijven die facturen ontvangen van andere bedrijven moeten hun systemen hiernaar aanpassen. Voor de uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt de verplichting niet
De verzending van de gestructureerde elektronische facturen zal moeten gebeuren via het PEPPOL-netwerk. De facturatie- of boekhoudsoftware zal voor de verzending en ontvangst van facturen een beveiligde connectie moeten maken met dit netwerk waarmee ook de klant of leverancier geconnecteerd is.
De Belgische Overheid (FOD Financiën) komt kleine vennootschappen en zelfstandigen, via twee ondersteunende fiscale maatregelen, tegemoet voor de kosten die ze moeten maken voor technische aanpassingen.
Zo wordt vanaf 1 januari 2025 de investeringsaftrek voor digitale investeringen, die momenteel 15,5% bedraagt, verhoogt tot 20%. Daarnaast mogen kleine vennootschappen en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen voor factureringspakketten.
Lees de volledige aankondiging op Vlaio.be, de officiële website van de Vlaamse overheid: Gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht vanaf 2026