Praktische tips voor een soepele overgang naar Dynamics 365
Bent u van plan om Dynamics 365 in 2025 te implementeren? Overweeg deze best practices.
Aan het eind van 2024 publiceerde Gravoc, een familiebedrijf dat zich sinds 1994 bezighoudt met het bieden van uitgebreide adviesdiensten en ondersteuning bij implementatie van Enterprise Resource Planning (ERP) en Customer Relationship Management (CRM)-oplossingen van Microsoft, een aantal praktische tips voor een soepele overgang naar Dynamics 365 in 2025.
In het artikel “Preparing for a Dynamics 365 Implementation in 2025? Consider These Best Practices” [1] presenteren ze zes stappen die niet mogen ontbreken in de voorbereidende fase van een ERP-implementatie.
Microsoft Dynamics 365-producten zoals Business Central en Finance & Supply Chain Management zijn geavanceerde, Cloud-gebaseerde ERP-systemen die meer interoperabiliteit, beveiliging, automatisering en rapportagemogelijkheden bieden dan oudere systemen zoals Dynamics NAV en Dynamics AX. Zonder goede voorbereiding en adequate planning kan een Dynamics 365-implementatie op operationele of financiële obstakels stuiten.
Als uw bedrijf zich voorbereidt op een Dynamics 365-implementatie in 2025, overweeg dan deze best practices om een soepele overgang naar cloudgebaseerde ERP te garanderen.
✔ Voer een bedrijfsprocesbeoordeling uit
Een business process review is een belangrijke eerste stap in een Dynamics 365-implementatie. Dit is het moment om uw bestaande bedrijfsprocessen en systemen grondig te evalueren. Zorg ervoor dat u uw workflows documenteert en inventariseert of er systeemaanpassingen of add-ons zijn.
Begrijpen waar uw nieuwe Dynamics 365-systeem in past en wat het moet vervangen, helpt bij het definiëren van uw operationele, integratie- en rapportagevereisten. Dit is ook een geweldige kans om na te denken over het optimaliseren van processen door middel van automatisering of het elimineren van redundante applicaties.
✔ Voer een fit-gap-analyse uit
Voer een fit-gap-analyse uit om te zien hoe het nieuwe Dynamics 365-systeem uw bedrijfsprocessen kan ondersteunen en waar het tekortschiet. Op deze manier kunt u integraties en aanpassingen plannen om ervoor te zorgen dat u geen belangrijke functionaliteit verliest bij de migratie naar een nieuwe ERP.
✔ Betrek belangrijke belanghebbenden vroegtijdig
Betrek uw belangrijkste stakeholders en eindgebruikers vroeg in het implementatieproces. Een bedrijfsprocesbeoordeling moet gesprekken met uw gebruikers omvatten om pijnpunten en verbeterpunten te identificeren. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat uw nieuwe Dynamics 365-systeem daadwerkelijk inefficiënties elimineert en gebruiksgemak biedt, wat allemaal belangrijk is om de acceptatie door gebruikers te verbeteren.
✔ Plan voor datamigratie
Een succesvolle Dynamics 365-implementatie vereist zorgvuldige datamigratie. Begin met een grondige audit om databronnen te identificeren en overbodige of verouderde data te verwijderen. Datamigratie tijdens een ERP-implementatie omvat het omgaan met veel klant- en leveranciersgegevens. Zorg er dus voor dat u en uw implementatiepartner sterke gegevensbeschermings- en nalevingsmaatregelen hebben om gevoelige informatie te beveiligen.
✔ Geef prioriteit aan gebruikersacceptatietesten en -training
Besteed tijd aan gebruikersacceptatietesten (UAT) en training.
Laat uw gebruikers dagelijkse taken uitvoeren met het nieuwe Dynamics 365-systeem om hiaten in functionaliteit of gebruikerservaring te identificeren vóór de lancering.
Het is ook belangrijk om gebruikerstraining te plannen om ervoor te zorgen dat alle huidige en nieuwe gebruikers vertrouwd kunnen raken met het Dynamics 365-systeem en werk gedaan kunnen krijgen.
Vaak wordt hier het 'train-the-trainer'-model gebruikt waarbij belangrijke belanghebbenden (key users) worden getraind in het systeem, zodat ze andere gebruikers kunnen blijven trainen.
Dit helpt de acceptatie te stimuleren en creëert een meer langetermijntrainingsoplossing naarmate er nieuwe of externe gebruikers aan het systeem worden toegevoegd.
✔ Werk samen met een ervaren Dynamics 365-implementatieteam
Het implementeren van een ERP-systeem is een complex proces en een aanzienlijke investering van tijd en geld.
U hebt een sterk implementatieteam nodig om de expertise en het inzicht te bieden die nodig zijn om een systeem te leveren dat voldoet aan uw functionele en technische vereisten.
Een ervaren team van Dynamics 365-consultants die uw branche en bedrijfsprocessen begrijpen, helpt uw investering te beschermen en zorgt voor een soepele systeemimplementatie.