Tien signalen die aangeven dat uw bedrijf een ERP-systeem moet overwegen
In dit eerste deel van een serie van 3 over ERP-technologie en -strategieën, noemt Magnus Meier, wereldwijd vicevoorzitter voor groothandelsdistributie bij softwarebedrijf SAP, tien duidelijke signalen die aangeven dat een bedrijf een ERP-systeem moet overwegen dat is ontworpen om de activiteiten te verbeteren en de loyaliteit van klanten en de verkoop te vergroten.
Magnus Meier is de Global Vice President voor Wholesale Distribution bij SAP en Senior Docent aan de Texas A&M University, waar hij de cursus “Digital Distribution” geeft in het Master of Industrial Distribution-programma [1].
Ik zie het vaak: een groeiend bedrijf is zo gefocust op de dagelijkse werkzaamheden van het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, het verkennen van nieuwe markten, het uitbreiden van het personeelsbestand en het bedienen van een groeiend klantenbestand, dat het de grotere, langetermijnbehoeften uit het oog verliest.
“Zorg dat u een betere manier vindt om zaken te doen met één enkel registratiesysteem voor het beheer van uw kernprocessen, zoals financiën, productie, inkoop en toeleveringsketen.”
Bedrijfsleiders zijn zo gefocust op het laten groeien en opschalen van het bedrijf — meestal om de juiste redenen, moet ik onderkennen — dat ze de signalen missen of negeren dat hun bedrijfssoftware dringend een upgrade nodig heeft. Als gevolg hiervan, ontstaat een afhankelijkheid van spreadsheets en ongelijksoortige, niet-geïntegreerde systemen en nemen inefficiënties toe die het bedrijf op talloze manieren schaden.
Vervangen van gefragmenteerde systemen
Als u denkt dat uw bedrijf deze kant op gaat, wees dan niet bang. U heeft al de eerste, cruciale stap gezet om deze problemen aan te pakken door te erkennen dat de boosdoener niet de mensen zijn, maar de niet-schaalbare, geïsoleerde systemen die u hen vraagt te gebruiken.
Nu hebben leiders van bedrijven een keuze: vasthouden aan de status quo en toekijken hoe het bedrijf en zijn mensen de last van onhandelbare technologie blijven dragen of zich inzetten om een betere manier van zakendoen te vinden met een nieuw systeem van registratie van gegevens voor het beheren van kernprocessen, waaronder financiën en boekhouding, human resources, productie, inkoop, toeleveringsketen enzovoort. Deze betere weg vooruit houdt vaak in dat er een ERP-systeem moet worden gevonden: een softwarepakket dat bestaat uit geïntegreerde modules of bedrijfsapplicaties die met elkaar communiceren en een gemeenschappelijke database delen.
Hoe weet u dat het tijd is voor uw bedrijf om een ERP-systeem te overwegen? Als een van deze 10 veelzeggende signalen binnen uw organisatie waar is, is het misschien tijd om zo'n stap te zetten:
Als dit soort problemen zich voordoen binnen uw organisatie, is het waarschijnlijk tijd om te overwegen om te upgraden naar een modern ERP-systeem dat past bij een groeigerichte onderneming. En zo begint uw ERP-reis dan echt, met een hele reeks nieuwe vragen om te beantwoorden, waaronder of u een ERP-oplossing moet kopen die wordt geleverd met gestandaardiseerde, basiselement, zodat u het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden, of moet investeren in een zwaar op maat gemaakt systeem.
Kiezen tussen gestandaardiseerd of maatwerk ERP-oplossing
Als uw bedrijf afhankelijk is van sterk onderscheidende processen en mogelijkheden en niet-gestandaardiseerde technologie, als het tonen van technisch leiderschap een grote strategische prioriteit is — en als na een zorgvuldige analyse duidelijk is dat de verwachte voordelen van een sterk aangepast ERP-systeem de kosten ver zullen overtreffen — dan kan maatwerk de beste optie zijn. Maar die aanpak kan nadelen met zich meebrengen: afhankelijkheid van middelen en personeelsinspanning; hoge project-, administratie- en infrastructuurkosten; langere projectduur; een onvermogen om de heersende trends in technische standaardisatie te benutten; en risico's met betrekking tot naleving van regelgeving en beveiliging.
Het nastreven van een meer gestandaardiseerd ERP-systeem, kan aan echter de beste optie zijn voor bedrijven die afhankelijk zijn van niet-onderscheidende of standaardprocessen voor functies zoals HR, financiën en boekhouding, en die de aantrekkingskracht zien van het gebruik van bewezen technologie met uitbreidbaarheid.
Met een ERP-systeem dat wordt geleverd met gestandaardiseerde best-practice-processen, zullen bedrijven doorgaans profiteren van een lagere afhankelijkheid van middelen en personeelsinspanning, lagere totale eigendomskosten, versnelde implementatie en time-to-value, ingebouwde naleving van regelgeving en beveiligingsfuncties, de mogelijkheid om gestandaardiseerde processen te benutten en automatische toegang tot productinnovatie/upgrades.
Wat betreft nadelen, kan het kiezen voor een meer gestandaardiseerd, minder aangepast systeem meer inzet van Change Management vereisen. Het kan ook betekenen dat controle over functionaliteit, softwarereleases en de algehele oplossingsroutekaart wordt opgeofferd.
Als u na het afwegen van de voor- en nadelen besluit dat een standaard ERP-systeem de beste oplossing is, zult u met meer vragen worden geconfronteerd:
In de komende weken gaan we in deel [2] en 3 van deze serie in Digital Commerce 360 dieper in op deze onderwerpen.