Magnus Meier, over ERP-technologie en -strategieën
In dit tweede deel van een serie van 3 over ERP-technologie en -strategieën geeft Magnus Meier, wereldwijd vicevoorzitter voor groothandelsdistributie bij softwarebedrijf SAP een due diligence-gids voor het kiezen van een ERP-systeem dat past bij de groeiplannen van een bedrijf.
Magnus Meier is de Global Vice President voor Wholesale Distribution bij SAP en Senior Docent aan de Texas A&M University, waar hij de cursus “Digital Distribution” geeft in het Master of Industrial Distribution-programma [1].
Voor de meeste groeiende bedrijven komt er een moment waarop het duidelijk is dat de basissoftware en spreadsheets waarop ze vertrouwden niet langer gelijke tred kunnen houden met de behoeften van het bedrijf.
Als dat voor uw organisatie geldt (op basis van de indicatoren die in deel 1 van deze serie worden beschreven), dan is het tijd om u te committeren aan het vinden van een betere weg vooruit met één geïntegreerd systeem voor het beheren van kernbedrijfsprocessen — kortom, een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) dat past bij een groeiend, ambitieus bedrijf.
Wees duidelijk over de problemen binnen uw bedrijf die u met een ERP-systeem wilt oplossen.
Zodra bedrijfsleiders hebben besloten om zo'n verandering door te voeren, is de volgende stap het identificeren van een ERP-systeem dat goed bij uw bedrijf past en dat wordt ondersteund door een hoogwaardige leverancier.
Dit is een substantiële investering op de lange termijn in het heden en de toekomst van uw bedrijf, dus het verdient serieuze, grondige due diligence.
Hierbij een handboek met uitgebreide informatie over due diligence- en selectieprocessen, gebaseerd op mijn ervaring met het helpen van verschillende bedrijven bij hun ERP-traject.
Fase 1: De basis leggen - Laying the groundwork
◾ Creëer een team dat eigenaar is van het ERP-evaluatie- en selectieproces: Resultaten zijn doorgaans beter wanneer alle relevante facetten van het bedrijf, waaronder IT, financiën en boekhouding, operaties, enz., een stem hebben in ERP-evaluatie en -selectie.
◾ Definieer de investeringsbusinesscase.: Kwantificeer en kwalificeer hoe de ERP-investering naar verwachting het bedrijf ten goede zal komen — de "inside-out"-businesscase (in tegenstelling tot de "outside-in"-businesscase, waar ik zo meteen op terugkom).
Wees duidelijk over de problemen binnen uw bedrijf die u wilt dat een ERP-systeem u helpt oplossen. Het identificeren van deze problemen zal u helpen een oplossing te identificeren die het beste past bij uw organisatie en de mogelijkheden biedt die u nodig hebt om uw visie voor de toekomstige staat van het bedrijf te realiseren.
Identificeer de zakelijke KPI's en benchmarks die u zult gebruiken om de voortgang en impact van de ERP-implementatie te meten.
◾ Definieer de bedrijfsomvang van de ERP-implementatie, inclusief de mogelijkheden die u nodig hebt en wenst van het ERP-systeem, en ontwerp de toekomstige staat — uw visie op hoe uw processen eruit zullen zien met een ERP-systeem op zijn plaats.
◾ Creëer een team dat eigenaar is van het ERP-evaluatie- en selectieproces: Resultaten zijn doorgaans beter wanneer alle relevante facetten van het bedrijf, waaronder IT, financiën en boekhouding, operaties, enz., een stem hebben in ERP-evaluatie en -selectie.
◾ Stel verwachtingen vast: Beoordeel eerlijk de capaciteit van uw organisatie voor verandering. U zult een change management plan moeten ontwikkelen voor de ERP-uitrol. Wees ook realistisch over de tijd die nodig is om een oplossing te implementeren.
◾ Stel een goed zichtbaar goedkeuringsproces in voor wijzigingsverzoeken: tijdens het implementatieproces om scope creep te minimaliseren. Niemand wil terug naar het directieteam om te proberen een verzoek voor een dure wijziging in scope te rechtvaardigen.
◾ Stel een high-level budget op voor het ERP-project: Dit omvat niet alleen het vaststellen van een prijsbereik voor uw investering, maar ook het verkrijgen van buy-in op directieniveau voor het project en het budget.
◾ Voer een gereedheidsbeoordeling uit: In hoeverre zijn uw gegevens en processen gevalideerd en gedocumenteerd?
Fase 2: Opvoeren - Ramping up
Stel op basis van uw zakelijke prioriteiten een systeem in voor het scoren van ERP-systemen en leveranciers met behulp van kwantitatieve en kwalitatieve beslissingscriteria:
◾ Wat zoekt u in een ERP-oplossing en de leveranciers (leverancier en systeemintegrator) die u tijdens het proces zullen ondersteunen?
◾ Het vinden van een ERP-oplossing die eenvoudig kan worden geïntegreerd met andere belangrijke bedrijfssoftware en die open integraties biedt, kan bijvoorbeeld een hoge prioriteit hebben, zodat u een naadloze, schaalbare digitale omgeving in het hele bedrijf kunt bouwen.
◾ Het vinden van een oplossing die rechtstreeks is afgestemd op uw processen, systemen en workflows, met tools en mogelijkheden die zijn afgestemd op uw branche, kan ook een prioriteit zijn, omdat dit het implementatie-/migratieproces aan de voorkant kan versnellen en later kan resulteren in een sterkere gebruikersbetrokkenheid.
◾ U kunt ook prioriteit geven aan systemen die worden geleverd met ingebedde zakelijke AI om processen te automatiseren en werknemers te ondersteunen bij hun werk.
Naast het beoordelen van de ERP-systemen zelf, moet u ook een selectiekader ontwikkelen om de leveranciers te beoordelen die deze systemen leveren en integreren. Uiteindelijk wilt u een leverancier die uw zakelijke relatie ziet als een langetermijnpartnerschap, dat waardegedreven, eerlijk en betrouwbaar is.
✔ Zoek naar leveranciers met bewezen expertise in uw branche, processen en technologie, en met alle vereiste relevante certificeringen.
✔ Zoek ook naar leveranciers met een bewezen projectmethodologie en een staat van dienst voor het op tijd en binnen budget opleveren van implementatieprojecten.
Positieve referenties en een actieve gebruikers-/klantencommunity zijn ook grote pluspunten, net als een duidelijke productroadmap.
Uiteindelijk is de voortdurende ondersteuning die uw leveranciers bieden net zo belangrijk als de ERP-oplossing zelf. Het doel zou dus moeten zijn om u aan te sluiten bij een leverancier die u behandelt als een echte partner.
✔ Zoek naar leveranciers met een toegewijd ondersteuningsteam waarvan de leden gemakkelijk bereikbaar zijn, uw branche kennen en oprecht moeite doen om uw bedrijf te begrijpen.
◾ Voer due diligence van leveranciers uit, eventueel met de hulp van een externe expert. Laat projectteamleden aanbevelingen en inzichten verzamelen over ERP-systemen en leveranciers van collega's, professionele contacten en anderen in hun netwerk.
◾ Beoordeel leveranciers volgens het scoresysteem dat u hebt ontwikkeld en selecteer vervolgens, op basis van die beoordelingen, een aantal leveranciers die u wilt uitnodigen om deel te nemen aan uw prekwalificatieproces. Geef degenen die akkoord gaan met deelname informatie over de ontdekking en het project
Fase 3: Evaluatie en selectie
◾ Houd kwalificatiesessies met oplossingsaanbieders en beoordeel ze allemaal. Zodra u het veld hebt beoordeeld, selecteert u de finalisten.
◾ Plan en houd demo's, discovery en vendor implementatie overzichtsessies met de finalisten. Dit zou een gezamenlijke discovery sessie, een gezamenlijke technology review sessie en een implementatie methodologie overzichtsessie moeten omvatten waarin elke vendor zijn implementatieplan beschrijft.
◾ Voer een laatste evaluatieronde uit op basis van functionele demo's en de outside-in businesscase die door elke leverancier is aangeleverd.
◾ Geef prioriteit aan implementatieversnellers van de leveranciers die u evalueert, wat de tijd, kosten en risico's van een implementatieproject aanzienlijk kan verminderen.
Versnellers kunnen oplossingsdocumentatie, een helpportal, scenariooverzichten, bedrijfsprocesdocumentatie en processtromen, snelle handleidingen voor vereisten en activering van instellingen, configuratiehandleidingen, instellingen en documentatie, voorbeeldstamgegevens, automatiseringstools, projectmethodologie en -documentatie, projectmanagementsjablonen en -documentatie en meer omvatten.
◾ Geef leveranciers feedback op hun demo's en businesscase (dit kan optionele vervolgsessies inhouden).
◾ Voer extra due diligence uit (referenties, aanvullende inzichten van collega's, enz.).
◾ Voer de definitieve planning en onderhandeling uit met de finalisten. Dit omvat het uitvoeren van implementatieplanningsworkshops met elke koploper en hun systeemintegrator, die u een definitieve versie van hun scopedocument, oplossingsarchitectuur, implementatieplan en businesscase moet verstrekken.
◾ Bekijk het aanbod van elke leverancier en identificeer degene waarvan u denkt dat deze de meeste waarde biedt. Onderhandel met die leverancier om contracten af te ronden en serviceovereenkomsten te masteren. En vermijd tijdens onderhandelingen om u alleen op kosten te richten, aangezien dit een maatregel is die een leverancier ertoe kan aanzetten om waar mogelijk hoeken af te snijden om uw doelen te halen in plaats van te doen wat nodig is om aan uw behoeften te voldoen.
Als het aankomt op het vinden van het juiste ERP-systeem voor uw groeiende bedrijf, een systeem dat op doorlopende basis voldoende waarde biedt om de investering te rechtvaardigen, komen de beste resultaten niet per ongeluk. In plaats daarvan zijn ze het resultaat van zorgvuldige planning en een solide, grondig proces zoals hier beschreven.
Zodra u een systeem en de leveranciers hebt geselecteerd die de implementatie ondersteunen, kunt u overgaan tot het echt leuke deel van de reis: het ontketenen van de kracht van een ERP-systeem binnen uw bedrijf.
Lees meer
[1] Beyond spreadsheets: A playbook for choosing the right ERP system
Meer wetenswaardigheden
[A] Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie
[B] Top 10 vitale ERP-selectiecriteria
